Le guide essentiel du logiciel de consultation des parties prenantes

1. Qu'est-ce qu'un logiciel de consultation des parties prenantes et pourquoi est-il important ?

Le logiciel de consultation des parties prenantes centralise et organise toutes les informations relatives aux consultations, ce qui permet aux équipes de gérer plus facilement les communications, de suivre les engagements et de générer des rapports. Il rationalise les processus tels que l'enregistrement des interactions, le suivi des progrès et le respect des exigences réglementaires, ce qui est crucial pour les exigences rigoureuses des projets de consultation ayant un impact sur le public.

Ce type de logiciel remplace les méthodes de suivi manuelles, telles que les feuilles de calcul, par une plateforme sécurisée et collaborative. Il est couramment utilisé pour les évaluations environnementales, le développement ou la modernisation d'infrastructures, l'élaboration de politiques, les relations avec les communautés, la consultation des populations autochtones, l'octroi de permis et les initiatives ESG.

2. Que peut-on faire avec un logiciel de consultation des parties prenantes ?

Le logiciel de consultation des parties prenantes vous permet d'atteindre les objectifs suivants :

Centraliser les dossiers des parties prenantes et des consultations

• Maintenir des profils détaillés des parties prenantes (coordonnées, intérêts, influence, préoccupations, consentement, canaux préférés).
• Stocker les documents de consultation tels que la participation à des événements, les notes de réunion, les soumissions et les documents justificatifs.
• Relier les questions, les engagements et les décisions aux registres des parties prenantes et des activités de consultation.

Suivre les consultations et gérer le suivi

• Enregistrer toutes les interactions (réunions, ateliers, enquêtes, courriels, appels, commentaires du public).
• Suivre les engagements, les demandes, les problèmes, les délais et les suivis avec une piste d'audit claire.
• Éviter les doubles emplois et assurer la continuité entre les équipes internes et les contractants externes afin de maintenir des opérations sans faille.

Planifier les consultations de manière stratégique

• Segmenter les parties prenantes en fonction de l'influence, de l'intérêt et du risque.
• Planifier les communications et les activités pour s'assurer que les bonnes personnes sont consultées au bon moment.
• Utiliser des modèles et des flux de travail pour normaliser les processus et maintenir la gouvernance.

Analyser et établir des rapports en toute confiance

• Mesurer le sentiment, la couverture et l'efficacité de la consultation ; identifier les lacunes et les risques.
• Générer en quelques secondes des journaux de consultation, des registres de questions et d'engagements, et des rapports prêts à être mis en conformité.
• Partagez les tableaux de bord du projet avec les membres de l'équipe et exportez des visualisations de données et des rapports pour informer les décideurs et faire preuve de diligence raisonnable.

Collaborer de manière sécurisée et efficace

• Fournir un accès et des autorisations basés sur les rôles pour les équipes et les sous-traitants.
• Intégration avec le courrier électronique, les calendriers, les systèmes SIG et les outils d'enquête.
• Conserver un registre consultable et vérifiable des consultations qui favorise la transparence et le respect de la réglementation.

 

3. Quelles sont les principales caractéristiques d'un bon logiciel de consultation des parties prenantes ?

Un logiciel de consultation des parties prenantes efficace doit rationaliser la planification, l'exécution, la documentation et le compte rendu des consultations, tout en garantissant la responsabilité, la conformité réglementaire et une collaboration sécurisée.

Recherchez des caractéristiques telles que

1. Profils des parties prenantes axés sur la consultation

• Profils centralisés pour les parties prenantes, les organisations et les communautés avec leurs coordonnées, leurs intérêts, leurs préoccupations et l'historique des consultations.
• Relier les parties prenantes aux consultations, aux questions, au retour d'information et aux engagements pour une mise en contexte complète.

2. Fiches d'activité et d'interaction

• Enregistrer chaque point de contact de la consultation (réunions, ateliers, visites de sites, appels, courriels, soumissions, commentaires du public).
• Joignez des notes et des documents pour conserver un historique complet et vérifiable des consultations.

3. Gestion des problèmes et du retour d'information

Saisir et hiérarchiser les problèmes et le retour d'information.

4. Suivi de l'engagement

• Enregistrer les engagements, les promesses et les mesures d'atténuation.
• Soutenir les obligations récurrentes avec des dates d'échéance, des propriétaires et des rappels pour garantir la responsabilité.

5. Tableaux de bord et analyses

• Des tableaux de bord basés sur les projets pour surveiller les tâches, les problèmes, les engagements et les performances globales.
• Identifier les lacunes, les tendances et les domaines d'amélioration dans l'ensemble des consultations.

6. Tâches et rappels

Attribuez des tâches, mettez en place des rappels automatiques et gérez les suivis afin de respecter le calendrier des consultations et d'assurer leur achèvement dans les délais impartis.

7. Rapports intégrés pouvant servir de preuve de la diligence raisonnable

• Générer instantanément des journaux de consultation, des registres de questions et d'engagements, ainsi que des rapports sommaires ou détaillés.
• Filtrage flexible avec exportations CSV et PDF pour répondre aux besoins internes, réglementaires et exécutifs.

8. Balisage et segmentation des données

Utilisez des étiquettes et des catégories personnalisables pour organiser les données, accélérer les recherches et identifier les tendances dans les consultations.

9. Vision globale et vision par projet

Visualisez l'activité de consultation pour l'ensemble des projets ou effectuez une analyse détaillée par projet, initiative ou programme pour que les données soient organisées et accessibles.

10. Gestion centralisée des contacts

Partagez, mettez à jour et dédupliquez les contacts entre plusieurs projets afin de garantir la cohérence et de réduire les saisies manuelles.

11. Gestion des calendriers et des événements

Intégrer les outils de calendrier de messagerie pour enregistrer les réunions et les événements en tant qu'enregistrements de communication directement dans un projet.

12. Édition en masse et importation facile

Importez rapidement des listes de parties prenantes, effectuez des mises à jour en masse et vérifiez les doublons pour maintenir l'intégrité des données.

13. Personnalisation

Adaptez les champs, les étiquettes, les catégories et les flux de travail à vos processus de consultation et à vos exigences réglementaires.

14. Gestion des autorisations des utilisateurs

Contrôlez les niveaux d'accès par rôle pour protéger les informations sensibles tout en permettant une collaboration sécurisée au sein de l'équipe.

15. Accès confidentiel aux contractants

Fournir aux partenaires externes un accès restreint afin de minimiser l'exposition aux données confidentielles.

4. Qui utilise les logiciels de consultation des parties prenantes ?

Le logiciel de consultation des parties prenantes est utilisé par les équipes qui planifient, mènent et documentent des consultations formelles et des engagements continus avec des publics externes et internes.

Il est essentiel lorsque plusieurs collègues ont besoin d'une visibilité partagée sur les communications, les engagements et les problèmes des parties prenantes pour coordonner les événements de consultation et les mises à jour, ainsi que lorsque vous avez besoin de rapports prêts à être audités pour les régulateurs, les dirigeants et les communautés.

• Agences gouvernementales et organismes publics: Les équipes chargées de la politique, des affaires extérieures, de la réglementation et de la communication qui gèrent les consultations, les réunions publiques, le suivi de la correspondance, les registres des parties prenantes et les pistes d'audit pour la diligence raisonnable.
• Infrastructures et transports: Les propriétaires de projets, les PMO et les entrepreneurs qui coordonnent les consultations des communautés et des propriétaires fonciers doivent obtenir les permis et les approbations, gérer les registres de griefs, émettre des avis de construction et suivre les RSVP pour les événements de consultation.
• Développement énergétique (y compris les énergies renouvelables): Les équipes chargées des relations avec les parties prenantes, des affaires réglementaires, des droits de passage et des communications d'urgence, qui s'occupent de l'implantation et de l'octroi des permis, des relations avec les autochtones et les propriétaires fonciers, des notifications de panne, du suivi des incidents et des rapports de conformité.
• Développement des ressources naturelles (foresterie, exploitation minière): Des équipes chargées de l'évaluation environnementale et des relations avec les communautés gèrent l'octroi des permis, les consultations des communautés, les évaluations d'impact et les investissements communautaires en cours.
• Soins de santé et institutions: Hôpitaux, systèmes de santé, universités, banques et associations qui s'occupent de l'élaboration des politiques, de la gestion des changements de processus, des consultations publiques, de la mise à jour des services, des plans de campus et de l'engagement des membres.
• Entreprises: Des équipes chargées des affaires publiques, des relations gouvernementales, de l'ESG, de l'investissement communautaire et des relations avec les médias qui communiquent régulièrement avec les décideurs politiques et les personnes influentes, coordonnent les activités de sensibilisation et les réunions d'information, gèrent les événements et mesurent l'engagement dans les différentes régions.
• Organisations à but non lucratif et ONG: Les équipes de plaidoyer, de partenariat, de recherche et de communication qui coordonnent les coalitions et les réseaux d'experts, mènent des campagnes, envoient des bulletins d'information et des invitations, et assurent le suivi des réunions et des résultats grâce à la gestion des consentements.
  
  

5. Que dois-je rechercher dans un logiciel de consultation des parties prenantes ?

Les caractéristiques suivantes sont à prendre en compte lors du choix d'un fournisseur de logiciel de consultation des parties prenantes :

Conçu pour les flux de travail de consultation

Les profils centralisés pour les parties prenantes, les organisations et les communautés doivent permettre de recueillir l'historique complet des interactions. Votre système doit être équipé pour enregistrer chaque point de contact, réunion, courriel, appel et atelier, joindre des fichiers et suivre les sentiments. Il doit également vous aider à saisir les problèmes et les commentaires, à les classer par ordre de priorité et à les suivre jusqu'à leur résolution, à enregistrer les engagements (y compris les engagements récurrents), à assigner des tâches avec des rappels automatiques et à utiliser des balises et des champs personnalisés pour refléter vos processus.

Rapports et analyses

Vous voudrez des rapports rapides et flexibles, avec des options prédéfinies et personnalisables, qui peuvent être exportés au format CSV ou PDF, ainsi que la possibilité d'inclure des pièces jointes dans vos téléchargements de rapports. La création de tableaux de bord doit être une option, permettant de construire des visualisations de données qui affichent des informations essentielles sur le projet, telles que les indicateurs de performance clés, et qui peuvent être personnalisées pour répondre à vos besoins.

Intégrations et extensibilité

Assurez-vous que le logiciel peut créer automatiquement des enregistrements de consultation à partir de courriels (y compris les pièces jointes) envoyés depuis Outlook et Gmail. Recherchez une intégration Zapier qui vous permet de connecter des milliers d'applications (par exemple, SurveyMonkey, Typeform) au logiciel. Les intégrations SIG doivent être sécurisées et utiles, et une source faisant autorité, telle qu'Esri, doit alimenter la cartographie.

Sécurité, conformité et gouvernance

Une gouvernance solide comprend des autorisations basées sur les rôles au niveau du projet et des options d'accès confidentiel pour les entrepreneurs, un historique détaillé des changements et des journaux d'activité, ainsi qu'une authentification de connexion sécurisée de niveau entreprise par MFA ou SSO.

Recherchez un logiciel avec la certification ISO 27001/27017 et la conformité GDPR, aux côtés d'autres meilleures pratiques de sécurité comme le cryptage en transit et au repos, des sauvegardes régulières, des plans de reprise après sinistre et des options de résidence des données locales pour soutenir les exigences de souveraineté des données. Vous devez également vous assurer que vous êtes propriétaire de vos données et que vous pouvez tout exporter à tout moment.

Accessibilité et localisation

L'accessibilité est importante. Visez une norme d'accessibilité WCAG 2.1 de niveau A, ainsi que des options de localisation telles que le changement de langue, la prise en charge des adresses globales et la configuration par projet de la devise par défaut, des formats de numérotation et des codes de pays pour le téléphone.

Outils d'IA sécurisés

Des outils d'IA sont souvent proposés, mais lorsque l'on travaille avec des données confidentielles, telles que des informations de consultation, il est essentiel de s'assurer qu'ils sont construits sans utiliser de modèles de données qui s'entraînent sur les données des clients. Il s'agit d'une forme plus complexe de développement de l'IA, et tous les fournisseurs de logiciels de consultation des parties prenantes ne sont pas égaux à cet égard. Tous les outils d'IA devraient également être opt-in, ce qui permet aux utilisateurs de les activer et de les désactiver facilement.

6. Comment un logiciel de consultation des parties prenantes se compare-t-il à un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ?

Les logiciels de consultation des parties prenantes sont conçus pour gérer les relations non commerciales, en se concentrant sur la planification, la conduite, la documentation et l'établissement de rapports sur les consultations avec les communautés, les organismes de réglementation, les groupes autochtones, les ONG et les autres parties prenantes. Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) sont conçus pour générer des revenus en gérant les prospects et les clients tout au long du processus de vente.

Données et flux de travail

Les plateformes de consultation des parties prenantes assurent le suivi des questions, des préoccupations, des retours d'information, des griefs et des engagements, en les reliant automatiquement aux interactions de consultation et aux parties prenantes associées afin de créer un historique vérifiable. Les CRM se concentrent sur la gestion des opportunités, des devis de vente, des sites web et des cas d'assistance qui sont liés au chiffre d'affaires et à la croissance des comptes.

Mesures de réussite

Les logiciels de consultation mesurent l'efficacité des programmes de consultation, y compris le sentiment, la satisfaction, les taux de résolution des problèmes, l'achèvement des engagements et les méthodes d'engagement efficaces. Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) mesurent les performances commerciales, notamment la valeur du pipeline par étape, les taux de réussite, le chiffre d'affaires et les taux de conversion marketing.

Conformité et gouvernance

Les logiciels de consultation génèrent des enregistrements prêts à être audités, prennent en charge les demandes FOI/FOIP, suivent les autorisations de contact et gèrent le consentement (GDPR/CASL). Les CRM peuvent inclure des fonctionnalités de conformité, mais ils donnent principalement la priorité aux rapports de vente et aux données liées aux réglementations commerciales.

7. Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de consultation des parties prenantes plutôt que de feuilles de calcul ?

Voici les raisons pour lesquelles vous devriez éviter d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer vos consultations avec les parties prenantes :

Conçu pour la consultation

Le logiciel de consultation des parties prenantes utilise un modèle de données relationnel pour relier les individus, les organisations, les projets, les interactions, les questions, les engagements, les tâches et les résultats, ce qui n'est pas possible avec des feuilles de calcul plates. Cela vous permet de voir clairement comment les conversations sont liées aux préoccupations et aux décisions.

L'automatisation au service de l'enregistrement
Les logiciels de consultation des parties prenantes peuvent enregistrer automatiquement les courriels et les réunions (par exemple, via Outlook ou des adresses électroniques uniques pour le projet), lier automatiquement tous les contacts connectés avec les interactions associées, et éliminer le besoin de copier-coller manuel des données. En revanche, les feuilles de calcul nécessitent des mises à jour manuelles et sont sujettes à des erreurs, en particulier lorsque plusieurs formules sont utilisées.

Collaboration et évolutivité

Grâce aux fonctionnalités du logiciel de consultation, telles que l'accès multi-utilisateurs sécurisé, les autorisations basées sur les rôles, les pistes d'audit et le contrôle des doublons, les équipes peuvent collaborer en toute sécurité au fur et à mesure que les projets prennent de l'ampleur. En revanche, les feuilles de calcul sont désorganisées au fur et à mesure que les projets prennent de l'ampleur, sont sujettes à des erreurs lorsqu'elles sont modifiées simultanément et sont difficiles à gérer à grande échelle.

Rapports et surveillance

Le logiciel de consultation permet de générer des journaux prêts à être mis en conformité, des tableaux de bord personnalisés et des analyses de données en quelques secondes, plutôt qu'en quelques jours. La création de rapports à partir de feuilles de calcul est un processus basique, manuel et souvent incomplet, en particulier lorsqu'il s'agit de fusionner plusieurs fichiers.

Ciblage et recherche

Les logiciels de consultation proposent des balises et des filtres (y compris le sentiment des parties prenantes) pour trouver rapidement les parties prenantes, faire apparaître les tendances et établir des listes de contacts pertinentes ; les feuilles de calcul rendent les requêtes ciblées et la segmentation fastidieuses.

Gouvernance et sécurité

Les logiciels de consultation des parties prenantes contrôlent l'accès aux données en fonction des niveaux d'autorisation des utilisateurs, réduisant ainsi les risques en matière de confidentialité et de sécurité et favorisant la conformité au GDPR. Les tableurs manquent souvent de contrôles de sécurité appropriés, ce qui augmente le risque de violation et de perte de données.

Continuité à long terme

Les logiciels de consultation des parties prenantes facilitent l'organisation des données, les rendent facilement consultables et préservent les connaissances institutionnelles lors des changements d'équipe. Les processus basés sur des feuilles de calcul peuvent se dégrader au fil du temps, créant des lacunes et des pertes d'informations.

 

8. Quel est le degré de sécurité du logiciel de consultation des parties prenantes ?

La plupart des logiciels de consultation des parties prenantes sont hautement sécurisés et comportent plusieurs niveaux de protection afin de sauvegarder les dossiers de consultation sensibles et les informations personnelles confidentielles.

Les principales plateformes combinent une infrastructure en nuage sécurisée, des contrôles d'accès stricts et une assurance indépendante pour protéger vos données et répondre aux attentes réglementaires.

Ce que l'on peut attendre d'un logiciel sécurisé de consultation des parties prenantes :

Collaboration sécurisée dans le nuage

• Accès en temps réel, basé sur le cloud, pour que les équipes et les sous-traitants agréés puissent travailler sur les dossiers les plus récents.
• Les fournisseurs de logiciels de consultation des parties prenantes tels que Jambo utilisent des centres de données AWS sécurisés et conformes à la norme SOC 2 dans différentes régions, offrant un stockage et des sauvegardes dans le pays.
• Des sauvegardes régulières et des processus de reprise après sinistre favorisent la continuité des activités et minimisent le risque de perte de données.

Chiffrement de bout en bout

Les informations sont cryptées en transit et au repos, protégeant ainsi les données, qu'elles soient partagées ou stockées.

Propriété et portabilité des données

Vous restez toujours propriétaire de vos données, avec la possibilité d'exporter tous les dossiers de consultation, même si vous cessez d'utiliser le logiciel.

Contrôles granulaires de l'accès et de la confidentialité

Les contrôles d'accès basés sur les rôles permettent aux administrateurs de définir les autorisations en fonction des besoins d'un utilisateur, ce qui leur permet de restreindre l'accès aux informations sensibles (par exemple, les détails financiers, les notes confidentielles). Les informations confidentielles peuvent être verrouillées pour les seules personnes autorisées, ce qui est particulièrement utile dans le cadre d'une collaboration avec des partenaires externes.

Authentification forte et gestion de l'identité

L'authentification multifactorielle (MFA) ajoute une couche supplémentaire de protection de la connexion, et les options d'authentification unique (SSO)permettent aux équipes informatiques de l'entreprise de gérer l'accès de leurs utilisateurs à l'aide des outils et protocoles existants.

Assurance indépendante et conformité

• Des tests de pénétration sont régulièrement effectués par des tiers pour valider le niveau de sécurité.
• La conformité aux normes de sécurité internationales, telles que ISO 27001, ISO 27017 et GDPR, démontre l'adhésion aux meilleures pratiques de l'industrie.

 

9. Quand adopter un logiciel de consultation des parties prenantes ?

Les logiciels de consultation des parties prenantes deviennent essentiels lorsque vos projets nécessitent une documentation complète pour la conformité réglementaire, les audits ou les rapports publics. Si votre organisation doit régulièrement produire des rapports détaillés sur les activités de consultation, suivre le respect de ses engagements ou faire preuve de transparence et de responsabilité vis-à-vis des parties prenantes externes, l'utilisation d'un logiciel spécialisé réduira considérablement les risques et la charge administrative. Cela est particulièrement important dans les secteurs où la surveillance est stricte ou lorsque l'engagement communautaire, les relations avec les autochtones ou les obligations environnementales sont en jeu.

En outre, si votre processus de consultation implique plusieurs équipes, départements ou prestataires externes, le logiciel permet de rationaliser la collaboration et de maintenir la cohérence et la sécurité des données entre toutes les parties.

Il est temps de passer à autre chose lorsque la gestion d'engagements complexes, d'obligations récurrentes ou de délais serrés devient difficile avec des feuilles de calcul ou des courriels.

Au fur et à mesure que votre charge de travail augmente, les méthodes manuelles peinent à répondre aux exigences en matière de rapports, de responsabilité et de contrôle de la qualité. Le logiciel de consultation des parties prenantes est donc un investissement essentiel pour une gestion efficace, conforme et évolutive des parties prenantes.

 

10. Comment puis-je démontrer le retour sur investissement d'un logiciel de consultation des parties prenantes ?

Pour démontrer le retour sur investissement d'un logiciel de consultation, il convient d'utiliser une approche simple, fondée sur des données probantes : établir une base de référence pour les efforts et les risques actuels, associer les fonctionnalités du logiciel à des résultats mesurables, quantifier les économies et les coûts évités, puis les comparer au coût total de possession.

Pas à pas :

Établir une base de référence

• Mesurer les heures et les coûts actuels pour les flux de travail essentiels (enregistrement des courriels et des réunions, compilation des registres et des rapports de consultation, suivi des problèmes/engagements, préparation des audits, maintien des listes de contacts, coordination avec les contractants, et tâches SIG/cartographie).
• Indiquez les taux horaires moyens, la fréquence par mois/trimestre et les dépenses des consultants externes.

Associer les caractéristiques aux résultats

• Rapports/tableaux de bord - gain de temps pour la compilation des rapports et diminution du nombre de réunions d'avancement.
• Capture automatique des courriels et des calendriers (par le biais d'une fonction d'adresse électronique de projet ou d'un complément Outlook) - gain de temps par enregistrement de la communication ; meilleure exhaustivité des données.
• Suivi des questions/engagements avec définition des priorités et gestion des tâches/rappels - moins d'escalades, résolution plus rapide, réduction du risque de retard.
• Importation en masse, étiquetage, contacts partageables - des données plus propres, moins de temps passé à rechercher des données, moins de travail à refaire.
• Cartographie et segmentation SIG - réduction de l'impression et de l'affranchissement des envois, meilleur ciblage.
• Outils d'IA sécurisés - minutes gagnées par résumé d'enregistrement et vision plus rapide du sentiment pour la gestion des risques.
• Permissions, pistes d'audit, SSO, MFA - moins d'heures consacrées à la préparation des audits, moins d'administration informatique, plus de facilité à partager l'accès aux données, les sous-traitants peuvent ajouter leurs propres données, moins de risques pour la sécurité.

Quantifier les avantages

• Gain de temps = heures économisées par tâche × fréquence × taux horaire à pleine charge.
• Consolidation des outils (le cas échéant) = retrait des licences existantes.
• Risque de retard/pénalité évité = probabilité x impact (par exemple, coût/jour de retard, amendes potentielles).
• Efficacité du contractant = moins de doublons/heures de travail x taux.

11. Bonnes pratiques pour la mise en œuvre d'un logiciel de consultation des parties prenantes

Le déploiement réussi d'un logiciel de consultation des parties prenantes commence par une préparation minutieuse.

Commencez par définir clairement votre structure de données, en incluant des champs clés tels que les types de parties prenantes, les catégories et les étiquettes pour faciliter le filtrage des données, ainsi que des attributs personnalisés qui s'alignent sur les processus et les flux de travail de votre organisation.

Avant d'utiliser votre logiciel, prenez le temps de migrer et de nettoyer en profondeur vos listes de parties prenantes et vos dossiers de communication existants. Vous vous assurez ainsi que votre base est précise, cohérente et prête à rationaliser les rapports et l'engagement.

La formation des utilisateurs aux flux de travail normalisés et aux exigences de sécurité de la plateforme est tout aussi cruciale pour une transition en douceur, afin que chacun comprenne comment maintenir la qualité des données et protéger les informations sensibles.

Attribuer des rôles clairs en matière de gouvernance des données, tels que les propriétaires des données, les éditeurs et les auditeurs, afin d'établir la responsabilité et de faciliter la gestion des mises à jour ou des corrections.

Le succès continu dépend de la révision et de l'affinement réguliers de vos processus, ce qui vous permet de vous adapter à l'évolution des besoins, de maintenir la conformité et d'améliorer continuellement la valeur ajoutée de votre logiciel de consultation des parties prenantes.