Logiciel pour la participation des parties intéressées : le guide complet

1. Quel est le logiciel de participation des parties intéressées ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées est un outil numérique qui aide les organisations à planifier, à suivre et à gérer les interactions avec les parties intéressées dans le cadre d'un projet ou d'une initiative.

Les partiesintéressées peuvent être des membres de la communauté, des propriétaires d'entreprises, des régulateurs, des organismes gouvernementaux, des organisations associées et toute personne qui est intéressée ou qui influe sur son organisation ou son projet.

Au lieu de gérer les conversations, les compromis et les commentaires à l'aide d'outils de calcul ou de notes dispersées, le logiciel centralise le tout sur une plateforme sécurisée et organisée.

Le logiciel de participation des parties intéressées vise à rendre la communication plus transparente, plus efficace et plus responsable. Les équipes peuvent créer des profils détaillés de chaque partie intéressée, enregistrer chaque interaction, suivre les problèmes et les compromis et générer des informations pour les communiquer aux responsables de la prise de décision ou au public.

Le logiciel permet aux organisations de gagner en confiance, de réduire les risques et de garantir que les parties intéressées sont écoutées et impliquées dans la configuration des résultats, ce qui facilite la documentation et la démonstration du compromis.

2. Comment améliorer le logiciel pour la participation des parties intéressées ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées améliore l'implication des parties intéressées en rendant le processus plus organisé, plus transparent et plus efficace. Le logiciel garantit que toutes les interactions, les préoccupations et les compromis peuvent être enregistrés et associés à des profils individuels. Il garantit qu'aucune contribution n'est perdue, que les équipements restent alignés et que la communication avec les parties intéressées est cohérente et professionnelle.

Au-delà de la gestion des enregistrements, le logiciel permet un engagement plus profond en montrant aux parties intéressées que leurs voix sont importantes.

Les équipes peuvent facilement suivre les problèmes, respecter les compromis et informer sur la manière dont les contributions ont influencé les décisions. Ce niveau de responsabilité génère la confiance, réduit les conflits et favorise une plus grande participation.

Le logiciel de participation des parties intéressées aide les organisations à renforcer les relations et à obtenir de meilleurs résultats pour les projets et les communautés en simplifiant les flux de travail et en faisant en sorte que la participation des parties intéressées soit plus significative.

3. Comment le logiciel d'implication des groupes d'intérêt peut-il créer un plan d'implication des groupes d'intérêt ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées aide les organisations à créer et à gérer des plans d'implication des parties intéressées de manière plus efficace.

Un plan d' implication des parties intéressées décrit comment une organisation identifie, communique et implique les parties intéressées dans le cadre d'un projet. Alors que le plan fournit le cadre, définissant les parties intéressées, leurs attentes et la manière dont la communication doit être assurée, le logiciel d'implication des parties intéressées donne vie à ce plan.

En centralisant toutes les données des parties intéressées sur une plateforme, le logiciel aide les équipes du projet à se localiser, à se classer, à suivre leurs attentes et à tenir un registre organisé de chaque interaction. Cela garantit que le plan de participation sera appliqué activement et mis à jour en fonction de l'évolution du projet.

Le logiciel facilite également la présentation des comptes et la cohérence dans l'exécution du plan. Des fonctions telles que le suivi de la communication, l'élaboration d'informations et les mécanismes de rétroalimentation facilitent le suivi des compromis, la communication des progrès aux parties intéressées et la démonstration du respect des règles et des normes telles que le CSRD.

Au lieu de mettre à jour manuellement les documents, les équipes peuvent générer des informations en quelques secondes pour montrer comment les contributions des parties intéressées ont influencé les décisions. De cette manière, le logiciel garantit que le plan de participation des parties intéressées est bien structuré, viable, transparent et efficace, afin de susciter la confiance et d'éviter les pertes.

4. Qui utilise le logiciel pour la participation des parties intéressées ?

Les entreprises qui gèrent des relations continues avec des publics externes utilisent le logiciel d'implication des groupes d'intérêt lorsque plusieurs collègues ont besoin de partager la visibilité des communications, la capacité de segmenter les contacts, de coordonner les événements et les mises à jour, de capturer l'historique des courriers électroniques et des réunions et d'informer sur l'activité de l'implication. En associant ces fonctions à une stratégie claire d'implication des parties intéressées, les organisations peuvent garantir que leurs interactions ont un objectif, qu'elles sont cohérentes et qu'elles s'inscrivent dans une perspective à long terme.

Parmi les organisations qui utilisent des logiciels pour la participation des parties intéressées, on peut citer les suivantes :

• Gouvernements: Les équipes chargées de la politique, des relations extérieures, de la réglementation et de la communication gèrent les consultations, les séances d'information, le suivi de la correspondance, les réunions publiques, les registres des parties intéressées et les registres d'audit.
• Projets d'infrastructures: Les propriétaires de projets, les PMO et les contractants gèrent la participation de la communauté et des propriétaires de terrains, le suivi des permis et des compromis, les avis de construction, les registres de demandes et les confirmations de participation aux événements.
• Énergie et services publics: Les équipes de relations avec les parties intéressées, les questions normatives, les droits de passage et les communications d'urgence gèrent l'emplacement et les audiences, la participation des autochtones et des propriétaires de terrains, les notifications de coupures de courant, le suivi des incidents et les informations sur le respect des obligations.
• Organisations sans but lucratif et ONG: Les équipes de défense, d'association, de recherche et de communication coordonnent des coalitions et des réseaux d'experts, organisent des campagnes, envoient des bulletins et des invitations et assurent le suivi des réunions et des résultats grâce à la gestion des consentements.
• Entreprises: Les équipes chargées des affaires publiques, des relations gouvernementales, de l'ASG et de la durabilité, des investissements dans la communauté et des relations avec les médias de communication s'adressent aux responsables politiques et aux personnes concernées, coordonnent la diffusion et les séances d'information, gèrent les événements et encouragent la participation dans toutes les régions.
• Instituciones: Systèmes sanitaires et hospitaliers, universités, banques de développement et organismes multilatéraux, associations sectorielles et groupes commerciaux.

5. Pour quelle raison le logiciel de participation des parties intéressées est-il important ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées aide les équipements des administrations publiques et des secteurs tels que les infrastructures, l'énergie et les services publics, l'exploitation minière et la santé à accroître leur portée, à aligner les parties intéressées et à réduire les risques. Le rendement des projets est étroitement lié à la qualité de la communication : En moyenne, 135 millions de dollars sur chaque million de dollars dépensés en projets sont en danger, et 56 % de cette somme (75 millions de dollars) sont liés à des communications inefficaces avec les parties intéressées et au flux d'informations(Project Management Institute, The Essential Role of Communications, Pulse of the Profession, 2013).

Voici pourquoi le logiciel de participation des parties intéressées est important pour elles :

• Génère la confiance et la crédibilité: des messages cohérents, un suivi rigoureux, des compromis documentés et un historique des relations visibles.
• Garantir le respect et la responsabilité: gestion du consentement GDPR et CCPA, registres de correspondance, listes pour FOIP, registres d'audit, politiques de rétention et d'accès basées sur les rôles.
• Éviter les risques pour la réputation: Évite les contacts doubles ou conflictuels, élimine les questions et les compromis, et émet des signaux d'alerte à temps pour les données compromettantes.
• Améliorer la communication et la coordination: La segmentation et les étiquettes permettent de trouver et de diriger les parties intéressées de manière appropriée, le courrier électronique à grande échelle et les flux de travail des événements facilitent les mises à jour, et les calendriers comparés alignent les équipements.
• Augmentation de l'efficacité et de l'échelle: Capture automatique des activités avec des intégrations incorporées comme les compléments d'Outlook, les vérifications de duplication et les flux de travail pour gérer des dizaines de milliers de contacts.
• Protéger la mémoire institutionnelle: L'historique complet des réunions, des courriers électroniques, des décisions et des résultats est conservé malgré la rotation du personnel.
• Offre de meilleures perspectives: Les tableaux de bord personnalisés des projets permettant de revoir la consommation, la fréquence, le sentiment et les résultats du compromis informent sur la stratégie et l'affectation des ressources.
• Favorise la participation équitable: Il assure le suivi des groupes les moins compatissants et des compromis obtenus.
• Améliorer les résultats du programme: Approbations et autorisations plus fluides, coalitions plus souples et résolution des problèmes plus rapide.

6. ¿Cuáles son las principales características de un software de implicación de las partes interesadas ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées regroupe des fonctions permettant d'analyser et d'impliquer les parties intéressées de manière efficace. Les caractéristiques principales sont les suivantes

• Profils des parties intéressées: Les profils actualisés des parties intéressées, des organisations et des communautés sont conservés dans un endroit sûr, y compris les données de contact, les intérêts, les préoccupations et l'historique des interactions. Les profils facilitent l'analyse des parties intéressées et permettent aux équipes d'identifier l'influence, l'intérêt et l'impact potentiel d'un projet.
• Enregistrements de communication: Enregistre chaque communication, activité ou interaction et effectue un suivi des sentiments. Les courriers électroniques peuvent être ajoutés rapidement par le biais d'une adresse de courrier électronique propre au projet ou d'un complément d'Outlook. Cela permet de capturer un historique complet et consultable du compromis et de la santé de la relation afin que la suite soit opportune, que les messages soient cohérents et qu'aucun courrier électronique ne soit perdu dans les bandes d'entrée individuelles.
• Gestion des problèmes et des commentaires: Enregistrer les problèmes ou les préoccupations des parties intéressées, établir la priorité et l'impact, et suivre chaque problème jusqu'à sa résolution à l'aide d'un calendrier des problèmes. Cela permet d'identifier les risques, de coordonner les réponses et de susciter la confiance en mettant en évidence les avancées évidentes dans les domaines qui intéressent les parties concernées.
• Suivi des compromis: Réaliser un suivi des compromis, des mesures d'atténuation et des promesses faites aux parties intéressées, avec un soutien pour les compromis récurrents qui se répètent à des intervalles fixés. Cela garantit le respect des obligations, évite le non-respect des engagements et démontre la responsabilité et la fiabilité.
• Cuadros de mando y análisis: Superviser les tâches et la progression de l'équipement à l'aide des panneaux de contrôle du projet. Réviser les analyses pour contrôler le rendement de l'équipement et les indicateurs de performance du projet. Cela permet d'améliorer la transparence et la prise de décision, de réduire les retards et d'aider les chefs de projet à affecter les ressources là où elles auront le plus d'impact.
• Tâches et enregistrements: Attribuez des tâches à vous-même ou à vos collègues et installez des enregistreurs automatiques pour que le travail reste conforme à ce qui a été prévu. Cela permet de maintenir le suivi, de réduire les abandons et de renforcer la capacité de réponse aux parties intéressées.
• Etiquetado: Les informations sont classées en fonction de critères tels que les mots clés, les thèmes, les catégories, les préoccupations ou les tendances, afin de simplifier la recherche et l'organisation. En permettant une segmentation précise et une récupération plus rapide, les équipements peuvent diriger les messages pertinents vers les personnes appropriées.
• Informations: Créez des informations résumées ou exhaustives en quelques secondes au format CSV ou PDF. Utilisez des informations prédéfinies ou créez vos propres informations avec des filtres. Permet l'élaboration d'informations sur l'accomplissement et le leadership, convertit les données de compromis en perspectives et montre clairement les résultats.
• Campagnes de communication: Créez et exportez des listes de contacts pour les campagnes de communication à grande échelle, comme des listes de courrier électronique, des bulletins et des envois par courrier. Les messages cohérents s'adressent au public de manière appropriée et améliorent les indices de compromis.
  

7. ¿En qué se diferencia el software de participación de las partes interesadas de las hojas de cálculo ?

Le logiciel de participation des groupes d'intérêt offre un système structuré pour relier les groupes d'intérêt, les organisations, les projets, les problèmes et les registres de communication, tandis que les outils de calcul sont des tableaux d'informations statistiques.

Les différences entre le logiciel de participation des groupes d'intérêt et les outils de calcul sont nombreuses :

• Modèle de données spécifiques: Il englobe les parties intéressées, les organisations, les communautés, les registres de communication, les problèmes, les compromis, les tâches et les projets au lieu des fichiers planifiés et pondérés.
• Automatisation et saisie: importation de courriers électroniques et de réunions par l'intermédiaire d'Outlook ou des adresses de courrier électronique exclusives au projet, ajout d'enregistrements et de compromis récurrents et réduction du nombre de copies et de copies manuelles d'informations.
• Collaboration à l'échelle: Permet l'accès multi-utilisateurs avec des autorisations sécurisées basées sur les fonctions, évite la duplication des contacts avec les vérifications pendant le transfert des données et fournit des registres d'audit pour que les équipements puissent travailler simultanément en toute sécurité.
• Orientation et recherche: Facilite la recherche de données à l'aide d'étiquettes. Il peut filtrer les données en fonction des informations ou des sentiments afin de trouver les personnes appropriées et de créer une diffusion pertinente.
• Informations et supervision: Les tableaux de bord personnalisés des projets et les informations avancées permettent de générer des listes d'informations pour l'exécution en termes de secondes au lieu de jours.
• Gouvernance et sécurité: Les autorisations d'utilisation, le suivi du consentement, les politiques de rétention et les contrôles d'accès réduisent les risques en matière de confidentialité et de sécurité.
• Fonctions supplémentaires: Le maintien des délais de réponse aux problèmes, le suivi des compromis obtenus et la création de listes de campagnes sont des tâches peu pratiquées dans les centres de calcul.

8. ¿En qué se diferencia el software de implicación de los grupos de interés del software CRM ?

Le logiciel d'implication des groupes d'intérêt est adapté aux relations non commerciales. Il est axé sur le dialogue continu, le suivi des préoccupations et des sentiments, la gestion des compromis et l'appui au compromis de collaboration típico pour les affaires publiques, les relations gouvernementales, les projets d'infrastructure, les organisations sans but lucratif, les organisations énergétiques et pendant le travail communautaire.

Le logiciel de gestion des relations avec les clients (CRM) est axé sur la gestion des canaux de vente, des clients potentiels et des clients, et met l'accent sur la génération de revenus, les phases de l'accord et la propriété individuelle.

Les différences entre le logiciel d'implication des parties intéressées et le logiciel CRM sont les suivantes :

• Guide de la mission: Optimisé pour le compromis et la consultation des parties intéressées au moyen de pipelines de ventes, de tratos, de l'automatisation du marketing et de la prévision des revenus.
• Données et flux de travail: Réalise un suivi des problèmes, des préoccupations, des commentaires, des questions et des compromis avec des contacts automatiques avec les interlocuteurs et les parties intéressées associées.
• Propriété des relations: Admettre les relations partagées entre les équipes au lieu des modèles de compte avec un propriétaire unique.
• Les indicateurs d'efficacité: Mettre en place des mécanismes importants et des indicateurs clés exclusifs de la participation, tels que des méthodes de participation à la sortie, la satisfaction ou le sentiment des parties intéressées, la résolution des problèmes et la finalisation des compromis, au lieu de choses telles que des accords pour la phase de canalisation ou le traitement du site web.
• L'accent est mis sur l'exécution: Créer des listes d'informations sur l'historique de la participation pour l'audit, gérer les demandes d'informations FOIA/FOIP, enregistrer le permis de contact pour la gestion du consentement GDPR ou CASL, et créer des étiquettes et des campements personnalisés qui s'adaptent aux contextes gouvernementaux, d'infrastructures, de services publics et sans but lucratif.
• Intégration: Les intégrations sont centrées sur le compromis, comme les compléments d'Outlook qui créent des registres de compromis complets de courriers électroniques et d'événements de calendrier.

9. Le logiciel de participation des groupes d'intérêt est-il sûr ?

La majeure partie du logiciel de participation des parties intéressées est extrêmement sûre, construite avec de multiples capas de protection pour sauver les données sensibles et confidentielles.

Le logiciel leader pour la participation des groupes d'intérêt, comme Jambo, utilise des centres de données d'AWS dans différentes régions, ce qui garantit que les données sont stockées et copiées en toute sécurité dans le même pays. Les informations sont codées en termes de transfert et de stockage, ce qui signifie qu'elles sont protégées aussi bien lorsqu'elles sont comparées que lorsqu'elles sont stockées.

Le plus important, c'est que vous conserviez toujours la propriété de vos données et que, même si vous n'utilisez plus le logiciel, vous puissiez exporter tous vos enregistrements. Il existe également des copies des périodiques de sécurité et des procédures de récupération en cas de sinistre afin de minimiser les risques et de garantir la continuité de l'entreprise.

La sécurité s'étend également à l'accès et aux autorisations. Avec les autorisations basées sur les fonctions et les ajustements de confidentialité, vous pouvez contrôler qui voit et ajoute des informations à quels projets et bloquer les informations confidentielles uniquement à ceux qui en ont l'autorisation, ce qui s'avère particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des sociétés externes.

Des fonctions telles que l'ouverture de session unique (SSO) et l'authentification multifactorielle (MFA) ajoutent des capacités supplémentaires de protection à l'ouverture de session. Parallèlement, les tests de pénétration réalisés par des tiers et le respect des normes ISO 27001, ISO 27017 et GDPR démontrent l'adhésion aux normes de sécurité les plus strictes.

Les agences gouvernementales de tous les niveaux font confiance au logiciel de participation des parties intéressées de Jambo, ce qui renforce sa fiabilité.

Ensemble, ces mesures garantissent que le logiciel de participation des intéressés offre une sécurité et une confidentialité optimales pour leurs données les plus importantes.

10. ¿Cuáles son las ventajas del software de implicación de las partes interesadas ?

Le logiciel d'implication des parties intéressées facilite la gestion des relations avec les parties intéressées et améliore le processus général d'implication des parties intéressées, en facilitant pour les équipes la coordination, la documentation et la démonstration d'une implication significative et de l'avancement du projet.

Les avantages du logiciel d'implication des parties intéressées pour les organisations et les gouvernements sont notamment les suivants :

• Informations centralisées sur les parties intéressées: Il rassemble tous les profils des parties intéressées, les données de contact, les registres de communication et les documents connexes sur une plate-forme sécurisée et facile d'accès. Ainsi, les problèmes de recherche dans les documents fragmentés, les notes de calcul, les courriers électroniques ou les notes sur papier sont éliminés, ce qui permet aux membres de l'équipe d'accéder plus facilement à des informations actualisées à tout moment.
• Amélioration de la communication: segmente les parties intéressées par des catégories personnalisées, utilise des étiquettes pour faciliter la recherche et le filtrage des données et dirige les communications vers des groupes spécifiques en fonction du sentiment, de la localisation, des intérêts, des fonctions ou des préoccupations quotidiennes. La gestion des tâches et les enregistrements garantissent la ponctualité et la cohérence des messages, avec la possibilité de revoir l'historique de la participation des parties intéressées.
• Une plus grande collaboration: Les équipes peuvent collaborer aux initiatives d'implication des parties intéressées, avec un accès multi-utilisateurs et des mises à jour des registres en temps réel. La visibilité partagée de toutes les interactions évite la duplication des efforts et permet aux responsables de projets, aux équipes externes et aux experts en la matière de coordonner leurs efforts de manière efficace.
• Meilleur suivi des engagements: Enregistrez tous les compromis acquis et respectez les obligations et les droits. Déterminez les lieux et les propriétaires des compromis. Les enregistreurs automatiques et les panneaux de contrôle du projet permettent de s'assurer que les obligations des parties intéressées sont prises en compte et respectées.
• Informes y cumplimiento racionalizados: Il génère rapidement des informations concises ou complètes, crée des tableaux de bord de projet personnalisés pour superviser les mécanismes essentiels et révise l'historique des changements ou les registres d'audit pour savoir qui a fait quoi dans le logiciel. Il est possible d'obtenir des informations sur tous les compromis grâce à la saisie de chaque interaction en un seul endroit. Cela est particulièrement utile pour satisfaire aux exigences normatives, aux normes de gouvernance interne ou aux obligations financières.
• Identification et gestion des risques: Réviser les problèmes en fonction des risques et des priorités afin de s'assurer que les problèmes les plus urgents sont traités en priorité. Superviser le sentiment et utiliser des outils intégrés pour analyser les données dans le but d'identifier les patrons ou les risques émergents et d'éviter que des préoccupations moins importantes ne se transforment en problèmes importants.
• Une efficacité accrue: Réduit la charge de travail administratif en facilitant l'enregistrement des informations par des intégrations rapides et en élaborant des informations en quelques secondes. Les entreprises qui utilisent un logiciel spécialisé dans l'implication des parties intéressées consacrent beaucoup moins de temps aux processus manuels et plus de temps aux activités d'implication stratégiques et de grande valeur.
• Une mémoire institutionnelle plus solide: Conservez un historique complet de chaque conversation, problème et résolution, et compromis, même lorsque les membres de l'équipe entrent et sortent. Cela permet de préserver la connaissance de l'organisation, d'assurer la continuité pendant la rotation du personnel et d'accélérer le délai d'intégration des nouveaux employés.
• Apoya el compromiso inclusivo: Le suivi de tout le compromis facilite l'analyse des données. À l'avenir, il est possible de revoir les données pour vérifier si un groupe ou une donnée démographique a augmenté et s'assurer que toutes les voix pertinentes sont entendues. Cela favorise la participation équitable à la prise de décision et aide les organisations et les gouvernements à satisfaire aux exigences de l'IED, de la responsabilité sociale et des objectifs normatifs en matière d'inclusion.

11. ¿Cuáles son los riesgos de no utilizar una plataforma de participación de las partes interesadas ?

Sans un logiciel dédié à la participation des parties intéressées, les organisations se heurtent à des problèmes de sécurité inévitables et à des retards dans la coordination, la tenue des registres et le rendu des comptes qui peuvent entraîner la perte des projets et l'érosion de la confiance.

Les risques de ne pas utiliser un logiciel pour la participation des parties intéressées sont les suivants

• Compromisos incumplidos u olvidados: En l'absence d'un suivi centralisé, les promesses ne sont pas tenues, ce qui nuit à la crédibilité et entraîne des sanctions normatives ou contractuelles.
• Cumplimiento y exposición legal: La gestion inadéquate du consentement et les registres d'audit augmentent le risque de violation des exigences GDPR/CCPA/CASL et de retarder les réponses FOIA/FOIP, ce qui entraîne des multiplications ou des refus d'approbation.
• Relations difficiles et fatigue des parties intéressées: La divulgation en double ou conflictuelle de différents membres de l'équipe crée de la confusion et de la frustration.
• Dommages à la réputation: Les problèmes non résolus et les questions sont rendus publics lorsque personne ne les aborde ou ne les suit.
• Mauvaise prise de décision: Sans accès à l'information dérivée du suivi des opinions et des données analytiques, les chefs de projet attribuent des ressources à des groupes et passent par des risques élevés et des points conflictuels.
• Les défaillances dans la réponse aux crises et aux interruptions: En cas de crise (par exemple, une panne de courant électrique), les équipements ne peuvent pas identifier rapidement les parties intéressées affectées ni envoyer les mises à jour nécessaires, ce qui prolonge l'impact et l'aggravation de la crise.
• Compromis déséquilibré: l'absence de segmentation et de suivi du compromis implique de revoir ce qui a été fait jusqu'à présent et de privilégier des groupes déterminés ou des groupes démographiques dans les projets de compromis.
• Perdida de datos y riesgo de rotación: Si l'historique du compromis est conservé dans les boîtes de courrier électronique et les boîtes de calcul personnelles, le savoir institutionnel et les informations importantes sur les projets ou les relations disparaissent lorsque les membres du personnel se déplacent.
• Inefficacité et coûts plus élevés: L'introduction manuelle de données, la répétition de tâches sans savoir ce qui a déjà été fait et la lenteur dans l'élaboration des informations font perdre du temps et augmentent les coûts opérationnels et du projet.
• Riesgos para la seguridad y la privacidad: El uso de muchas herramientas de participación de las partes interesadas aumenta la posibilidad de que se produzcan lagunas de datos y errores. L'accès non autorisé à des informations confidentielles peut se produire lorsque de nombreux outils sont utilisés, ce qui constitue un risque considérable.
• Permis et restrictions dans les projets: La documentation incohérente ou incomplète des compromis obtenus, des problèmes posés et des mesures proposées ralentit la réponse aux exigences normatives, retarde les approbations et expose les projets à de nombreux problèmes ou difficultés potentiels.
  

12. Comment choisir le logiciel adéquat pour la participation des parties intéressées ?

Au moment de choisir le logiciel adéquat pour la participation des groupes d'intérêt, les organisations doivent se concentrer sur les caractéristiques qui répondent à leurs besoins immédiats et à leur croissance future.

Au moment de choisir un logiciel pour la participation des groupes d'intérêt, il faut notamment tenir compte des éléments suivants :

• Facilité d'utilisation: Il s'agit d'une interface intuitive et facile à utiliser qui nécessite une formation minimale pour que l'ensemble du personnel puisse l'adopter de manière rapide et cohérente.
• Recherche, étiquetage et segmentation exhaustifs: Il faut s'assurer que le logiciel permet de classer, de filtrer et de trouver facilement les parties intéressées ou les problèmes en fonction des mots clés, des étiquettes, des projets, des préoccupations ou d'autres éléments personnalisés.
• Suivi exhaustif de la participation: Le logiciel doit permettre d'enregistrer facilement toutes les communications, les problèmes et les compromis, et de capturer les sentiments afin d'obtenir un historique complet de la participation des parties intéressées.
• Informations et analyses en ligne: Vous disposez d'un outil logiciel qui vous permet de gérer des projets personnalisés, d'effectuer des analyses de données et d'exporter facilement les données dans de nombreux formats.
• Sécurité et autorisations obligatoires: Confirmez les options de sécurité, comme les contrôles d'accès basés sur les rôles, les registres d'audit, le contrôle des données et l'application des réglementations pertinentes (comme le GDPR).
• Des intégrations sans faille: Comprenez la compatibilité avec les outils essentiels que vous utilisez, comme Outlook, afin d'éviter l'entrée manuelle des données et les silos.
• Assistance à la clientèle et formation: Privilégiez un fournisseur de logiciels offrant des options d'assistance experte et réceptive, une intégration simple et l'accès à des ressources de formation pour aider votre équipe à tirer le meilleur parti du logiciel.
• Évolutivité et flexibilité: Veillez à ce que le logiciel puisse gérer le volume de contacts de votre organisation et s'adapter aux changements de besoins, y compris l'appui à plusieurs projets et équipements.

13. ¿Cuál es un ejemplo de éxito en la participación de las partes interesadas ?

Une entreprise minière junior qui opère avec des prévisions ajustées a décidé de modifier son processus. Les gros volumes de papier, les courriers électroniques perdus et les boîtes de calcul dispersées augmentent les risques. Si l'équipe n'est pas en mesure de démontrer rapidement le compromis ou de documenter le progrès, les permis et les relations risquent de se détériorer.

Solución: Après avoir évalué les options, l'entreprise a choisi Jambo et a mis en place, avec l'accord des parties intéressées, une capacité opérationnelle de base. Avec Jambo, toutes les interactions, tous les compromis, tous les accords et tous les documents, y compris les contrats de travail des indigènes et les registres de remboursement des bénéfices, sont archivés dans un système sûr et centralisé. Le changement a amélioré l'efficacité de la gestion, la gestion des relations avec les communautés, le respect des normes et la communication avec les investisseurs.

Résultats: Les données sont centralisées et protégées pour les parties intéressées. Les informations de contact des parties intéressées et l'historique des communications sont conservés dans un endroit sûr et facile d'accès. Les archives perdues et les lacunes ont été éliminées lorsque les membres de l'équipe ont changé de poste. Amélioration de la collaboration et de l'efficacité de l'équipe : Le personnel de terrain, les liens avec la communauté et la haute direction ont pu ajouter, actualiser et réviser les données de participation en temps réel, créant ainsi une vision complète et actualisée de toutes les relations avec les parties intéressées.

Résultats: Après plusieurs années d'utilisation, l'entreprise a fait savoir que Jambo était essentiel pour gérer les relations avec les groupes d'intérêt et les autochtones. Lograron :

• Amélioration des relations avec les parties intéressées et les communautés indigènes.
• Capacité accrue à informer les responsables de la prise de décision, les organismes de réglementation et les investisseurs sur l'évolution et l'impact du compromis.
• Réduction de plus de 50 % du temps de gestion des données des parties intéressées.
• Les informations qui duraient des jours auparavant sont maintenant générées en quelques minutes.
• Les données de participation des parties intéressées sont centralisées à 100 %.