Le guide pas à pas pour dire adieu aux feuilles de calcul

Gérer les tenants et les aboutissants des engagements complexes des parties prenantes et des relations importantes à l'aide d'une feuille de calcul est en passe de devenir une méthode de travail dépassée.

Les organisations du monde entier continuent d'adopter rapidement des logiciels pour toutes sortes de fonctions commerciales quotidiennes parce qu'ils contribuent à rationaliser les opérations commerciales.

Vous connaissez peut-être les logiciels de gestion de la relation client (CRM), mais ils sont conçus pour les entreprises qui gèrent les relations avec les clients, et non pour les organisations qui gèrent les relations avec les parties prenantes. Et quiconque travaille dans le domaine de l'engagement des parties prenantes sait que les clients et les parties prenantes ne sont pas les mêmes. 

Les professionnels de l'engagement des parties prenantes sont des spécialistes de l'engagement, et non des spécialistes des données.

Mais trop souvent, les membres de l'équipe sont confrontés à la charge administrative des données et au suivi des informations dans des feuilles de calcul, qui n'ont pas été conçues pour les complexités de l'engagement des parties prenantes.

La gestion des données ne doit pas vous prendre beaucoup de temps ni vous empêcher de bien faire votre travail. 

Mais cela arrive tout le temps, selon Ward Ferguson, directeur de la stratégie des produits chez Jambo. Et cela a un effet d'entraînement.

"Lorsque l'on considère la complexité de l'engagement des parties prenantes, les tableurs ne sont tout simplement pas adaptés. Il y a généralement plusieurs feuilles de calcul qui ne sont pas interconnectées - une pour les contacts, une autre pour les communications et une autre pour les problèmes. Cela rend le processus excessivement complexe, et votre taux de réussite à les tenir toutes à jour avec les informations précises et complètes dont vous avez besoin pour gérer les engagements avec succès diminue au fil du temps. Cela introduit un risque supplémentaire pour votre projet et votre organisation, qui s'aggrave au fil du temps".

Les organisations prennent de plus en plus conscience non seulement de la puissance du logiciel SRM, mais aussi de son aspect pratique et du coût d'opportunité qu'il y a à ne pas le mettre en œuvre plus tôt. 

• Pourquoi mettre inutilement en péril un projet d'engagement ?
• Pourquoi créer une confusion évitable avec des données incomplètes ou incorrectes ?
• Pourquoi créer un double travail à cause d'une collaboration inefficace au sein de l'équipe ?
• Pourquoi mettre en péril vos relations et votre réputation à cause d'outils commerciaux dépassés ? 

Les organisations tournées vers l'avenir savent que les feuilles de calcul ne sont pas viables. Elles sont donc passées au logiciel SRM et ont découvert comment transformer leurs processus d'entreprise afin de gérer durablement l'engagement des parties prenantes. 

Vous vous demandez comment choisir le bon SRM ? Téléchargez cette liste de contrôle pour découvrir les éléments à prendre en compte.

Transformer la façon dont vous gérez les activités quotidiennes d'engagement des parties prenantes peut sembler intimidant, mais ce n'est pas une fatalité. Passer des feuilles de calcul à un logiciel SRM, comme Jambo, peut être plus simple que vous ne le pensez. 

1. Sélectionnez votre partenaire logiciel SRM

Choisissez une plateforme facile à apprendre et à utiliser. Si ce n'est pas le cas, les gens ne l'utiliseront pas et vous gaspillerez de l'argent.

Méfiez-vous toutefois des cloches et des sifflets. Elles peuvent être envahissantes, inutiles et inutilisées. Le logiciel le plus robuste n'est pas toujours celui qui répond le mieux à vos besoins. 

Et méfiez-vous des prix trop bas pratiqués dans le secteur. Gérez votre budget, mais choisissez une plateforme qui évoluera avec vous au fur et à mesure que votre utilisation augmentera. Ainsi, vous n'aurez pas à changer de système inutilement. 

2. Trouvez votre champion exécutif

Les champions exécutifs peuvent vous aider à communiquer les problèmes que vous essayez de résoudre et à expliquer la raison d'être du changement. Ils peuvent également expliquer l'impact du changement sur l'organisation, les parties prenantes et les membres de l'équipe.

S'assurer du soutien de la direction et informer les gens dès le début vous aidera à dissiper la confusion et les inquiétudes, et à impliquer les membres de l'équipe avant le début de la formation. 

3. Préparez votre équipe

Le changement peut faire peur. Communiquez à l'excès et répondez fréquemment aux questions de votre équipe. 

• Discutez des délais à respecter. Expliquez quand le passage des feuilles de calcul se fera et quand le nouveau logiciel sera disponible. 
• Présentez votre MRS et suscitez l'enthousiasme. Expliquez pourquoi vous avez choisi votre MRS, la facilité d'apprentissage et d'utilisation du logiciel et l'assistance dont ils bénéficieront.
• Expliquez le processus de mise en œuvre et de formation. Expliquez-leur comment cela fonctionnera, combien de temps cela prendra et comment ils s'en acquitteront parallèlement à leurs responsabilités habituelles.

Ces étapes peuvent vous aider à créer des champions d'égal à égal qui réitéreront et renforceront votre message auprès des autres membres de l'équipe. 

4. Évaluez vos flux de travail

Réfléchissez à vos engagements. Où rencontrez-vous des difficultés ? Quels sont les flux de travail inefficaces ? Que gagneriez-vous si vous pouviez l'améliorer ?

Examinez ensuite la façon dont ils sont structurés.

• Qu'aimeriez-vous faire différemment ?
• Quels sont les éléments que vous souhaitez suivre mais que vous ne suivez pas actuellement ?
• Quels sont les rapports dont vous avez besoin ?

Votre partenaire SRM devrait vous guider à travers tout cela tout en configurant votre plateforme de manière optimale pour les besoins de votre organisation.

5. Hiérarchisez vos projets

Réfléchissez au projet d'engagement que vous souhaitez utiliser comme point de départ avec votre logiciel SRM. Votre partenaire SRM devrait vous guider sur la meilleure façon de commencer à utiliser le logiciel en gardant à l'esprit ces cas d'utilisation réels.

6. Collectez vos données de contact

Avec de multiples feuilles de calcul, les informations se trouvent à des endroits disparates et la source de vérité est floue.

Avant la mise en œuvre, rassemblez les données que vous souhaitez conserver en un seul endroit. Ensuite, décidez si elles doivent d'abord être nettoyées. Plus vos données seront accessibles et propres, plus il sera facile et rapide de commencer à utiliser votre SRM. 

Si vous craignez d'être confronté à des difficultés lorsque vous présenterez vos arguments en faveur de l'abandon des feuilles de calcul, c'est tout à fait normal. Voici quelques questions, préoccupations et idées fausses courantes, ainsi que des conseils pour vous aider à les surmonter. 

Quelqu'un dit, "Avons-nous vraiment besoin d'un autre logiciel ?"

Votre réponse : 

Les organisations du monde entier utilisent des logiciels pour rationaliser et développer leurs activités. Nous pouvons désormais être plus précis dans les outils que nous utilisons pour gérer l'engagement des parties prenantes.

Dans un domaine aussi complexe que l'engagement des parties prenantes, un logiciel spécialement conçu à cet effet nous aidera à utiliser nos ressources limitées de manière judicieuse tout en veillant à ce que nous servions nos parties prenantes avec succès.

Le logiciel SRM nous aidera à réduire les risques qui pourraient compromettre la réputation de notre organisation et les relations que nous avons mis des années à établir. 

Quelqu'un dit, "Tout le monde utilise des feuilles de calcul, c'est comme ça que ça s'est toujours fait."

Votre réponse : 

Les feuilles de calcul ont leur place et leur temps. Mais elles ne sont pas censées répondre à toutes nos exigences en matière de données, qui sont vastes et robustes.

Les feuilles de calcul ont été conçues pour le stockage de données et l'analyse de base. Essayer de les utiliser à d'autres fins est source de frustration, d'erreurs, de double saisie de données, de perte de temps et de problèmes de sécurité.

Le statu quo n'est plus de mise, d'autant plus qu'il existe un outil spécialement conçu pour préparer notre organisation à la réussite future. 

Quelqu'un dit, "Les feuilles de calcul sont sûres et suffisantes".

Votre réponse : 

La sécurité ne se résume pas à des mots de passe forts, à l'authentification à deux facteurs et à la prévention des pirates informatiques et des fuites d'informations. L'erreur humaine met en péril notre organisation lorsque les gens oublient des choses comme des questions ou des engagements.

Les outils collaboratifs tels que les feuilles de calcul en nuage ou les documents que les équipes créent derrière des protocoles de sécurité protégés par mot de passe posent toujours les mêmes problèmes que les feuilles de calcul traditionnelles, et ne constituent donc pas des solutions totalement sûres ou évolutives.

Les risques liés aux feuilles de calcul sont trop élevés, et ce n'est pas suffisant pour notre organisation. Les logiciels SRM de qualité font l'objet d'un développement et de tests rigoureux afin de garantir non seulement la sécurité des données, mais aussi la réduction des risques liés à l'erreur humaine. 

Quelqu'un dit, "Utilisons un logiciel de gestion de la relation client".

Votre réponse : 

Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ont été conçus pour aider les spécialistes du marketing et les vendeurs à gérer les relations avec les clients. Nous ne faisons pas de marketing ou de vente aux parties prenantes. Nous gérons des activités d'engagement, des problèmes et des engagements, ce qui implique des flux de travail complètement différents.

Les logiciels SRM ont été conçus pour aider à gérer l'engagement des parties prenantes. Nous créons davantage de risques pour notre entreprise en mettant en œuvre des logiciels qui ne sont pas conçus à cet effet, ce qui n'est pas prudent.