Jambo pour Outlook

Il se peut aussi qu'il soit déjà épinglé sur votre ruban.

Ruban de l'accueil affaissé

Ruban d'accueil élargi

Outlook sur le web et Outlook sur Windows (Microsoft 365)

En Outlook sur le web et Outlook sur Windows (Microsoft 365), il est possible d'accéder à Jambo pour Outlook via les ellipses (trois points) dans le coin supérieur droit de la barre d'actions des courriels, à côté des actions répondre, répondre à tous et transférer.

À partir d'un nouvel e-mail, vous pouvez accéder à Jambo pour Outlook à partir de l'ellipse (trois points) située dans le coin supérieur droit du ruban de formatage des e-mails.

Nouveau Outlook sur Windows (v1.3.0 - ajouté en avril 2024)

Vous pouvez accéder à Jambo pour Outlook à partir de l'icône Apps dans la barre d'outils principale du nouveau Outlook sur Windows.

Une fois ouvert, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le complément et sélectionner l'épingle pour ajouter le complément à votre barre d'outils.

Vous pouvez également le trouver dans le coin supérieur droit de votre e-mail/événement.

Outlook 2019 ou version ultérieure sur Mac et Outlook sur Mac (Microsoft 365)

Dans Outlook 2019 ou version ultérieure sur Mac et Outlook sur Mac (Microsoft 365), vous pouvez accéder à Jambo pour Outlook à partir du ruban supérieur ou du menu ellipse (trois points) à l'extrême droite du ruban.

Épingler Jambo pour Outlook

Une fois ouvert, vous pouvez épingler Jambo pour Outlook en place, de sorte que vous n'ayez pas à ouvrir le complément à chaque fois que vous passez à un nouveau courrier électronique.

Se connecter à Jambo

Pour utiliser Jambo pour Outlook, vous devez vous connecter à Jambo via l'écran de connexion de l'extension. Commencez par sélectionner la région dans laquelle se trouve votre compte, puis cliquez sur connexion.

Vous vous connecterez à l'aide des mêmes informations d'identification que celles que vous utilisez lorsque vous vous connectez via votre navigateur. Si vous êtes configuré en SSO, vous utiliserez le même identifiant et les mêmes données d'identification de l'entreprise.

Paramètres 

Lorsque vous cliquez sur l'icône de l'engrenage en bas à droite, deux options s'offrent à vous : Paramètres et Déconnexion.

Si vous cliquez sur paramètres, vous verrez ce qui suit.

Ici, vous pouvez modifier votre région par défaut. Celle-ci sera automatiquement sélectionnée lors de votre prochaine connexion.

Déconnexion de Jambo 

Pour vous déconnecter, cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin inférieur droit du panneau de tâches.

Sélection du projet

Une fois connecté, sélectionnez le projet dans lequel vous souhaitez enregistrer des courriels. Vous ne pouvez accéder aux projets qu'à travers Jambo pour Outlook, où vous avez la permission de créer des communications et des contacts.

Envoi d'un courriel à Jambo

Lorsqu'un projet est sélectionné, vous pouvez enregistrer l'e-mail ouvert dans le projet en cliquant sur le bouton "Enregistrer dans Jambo".

L'enregistrement dans Jambo ouvrira le formulaire d'enregistrement de la communication et vous permettra d'ajouter des détails supplémentaires.

Contacts 

La section Contacts se remplit automatiquement de personnes et d'organisations sur la base des courriels figurant dans les champs De, À et Cc. Les contacts existants seront marqués d'une case à cocher et tous les contacts cochés seront automatiquement ajoutés à l'enregistrement de la communication. Les contacts figurant dans le champ Cci ne seront ajoutés à votre enregistrement que lors de la création d'un nouveau courriel ; les contacts figurant dans le champ Cci des courriels ajoutés à partir de votre dossier d'envoi ne seront pas ajoutés. Le champ Cci n'est pas inclus dans la version PDF de votre e-mail qui est ajoutée à Jambo en tant que pièce jointe.

Les contacts qui ne font pas partie du projet et qui ne seront pas ajoutés à l'enregistrement de la communication porteront la mention "Contact exclu"

Création automatique de contacts 

La création automatique de contacts est un pack qui fait partie de la suite d'outils de création automatique d'enregistrements de Jambo. Cette fonctionnalité simplifie le processus d'importation de contacts à partir de la création automatique de communications. Elle crée et ajoute automatiquement tous les contacts manquants à l'enregistrement de communication en cours de création.

Si la création automatique de contacts est activée dans votre compte, Jambo pour Outlook affichera "Nouveau contact" au lieu de "Contact exclu".

Si vous ne souhaitez pas inclure ce contact dans l'enregistrement de la communication, décochez la case à gauche.

Pour s'assurer que les données saisies sont exactes, le pack de création automatique de contacts est équipé d'une fonction qui vérifie les doublons. Cette fonction utilise l'autorisation de vérification des doublons pour déterminer si des contacts existent en dehors du projet en cours. Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de vérifier les doublons, le processus de création automatique de contacts ne recherchera que les contacts au sein du projet. Si le contact n'est pas trouvé dans le projet, il en créera un nouveau.

Cependant, si l'utilisateur a l'autorisation de vérifier les doublons, la création automatique de contact recherchera dans l'ensemble du compte les contacts ayant la même adresse électronique et inclura les détails liés au contact pour ce projet.

Création automatique de contacts propose une liste d'exclusion d'adresses électroniques et de domaines, qui ne peut être modifiée que par les administrateurs de comptes. Cette fonction empêche la création automatique d'un contact dont l'adresse électronique figure dans la liste d'exclusion ou qui correspond à un domaine figurant dans la liste d'exclusion.

Veuillez vous référer à la documentation du helpdesk de Jambo pour plus d'informations sur l'activation de cette fonctionnalité.

Représentants

Si une adresse électronique est associée à un représentant dans votre projet, cette adresse électronique n'apparaîtra dans la section des contacts que si elle figure déjà dans la liste des contacts de Jambo. Le représentant sera automatiquement sélectionné dans la liste déroulante des représentants. 

Résumé

La section résumé de ce champ est identique à celle de l'application web Jambo. Tout ce qui est saisi ici sera ajouté au résumé de l'enregistrement de communication dans Jambo. 

Tags

La section "balises" du formulaire permet de sélectionner une liste prédéfinie de balises globales et de balises de projet ou d'ajouter de nouvelles balises en fonction de la configuration du projet.

Champs personnalisés

Tous les champs personnalisés des enregistrements de communication disponibles sur pour le projet seront disponibles ici. Si le champ est obligatoire, l'utilisateur doit le remplir avant de l'ajouter à Jambo.

Pièces jointes

Les pièces jointes contenues dans le courriel seront automatiquement ajoutées à la communication. Si vous ne voulez pas de pièces jointes spécifiques, vous pouvez choisir sélectivement celles qui ne seront pas ajoutées en cliquant simplement sur le "-" à côté de la pièce jointe. Une copie PDF de votre courriel sera ajoutée à la section des pièces jointes de l'enregistrement de la communication dans Jambo. Le PDF comprendra toutes les pièces jointes de l'e-mail, même si vous avez choisi de ne pas l'ajouter à Jambo.

Champs de l'emballage

Les packs activés sur le projet qui incluent des champs ayant un impact sur l'enregistrement de la communication sont également disponibles dans Jambo pour Outlook.

Pack ACO

Paquet Ontario

Confidentialité 

Sous-projets

Ajouter à Jambo vs. découper et ajouter à Jambo

Une fois que vous avez rempli tous les champs nécessaires, vous pouvez choisir d'"Ajouter à Jambo", ce qui ajoutera l'intégralité du courriel et de la chaîne de conversation à Jambo, ou vous pouvez "Découper et ajouter à Jambo", ce qui ne prendra que le courriel le plus récent de la chaîne.

Courriels entrants et courriels sortants

Lorsque vous envoyez un courriel à un contact et que vous utilisez Jambo pour Outlook pour créer un enregistrement de communication en même temps, au lieu d'enregistrer le courriel après coup, vous pouvez déclencher le processus de création de l'enregistrement de communication lorsque vous appuyez sur le bouton "Envoyer" en vous assurant que la case à cocher "Enregistrer dans le projet Jambo lors de l'envoi" est activée. Jambo confirmera que l'enregistrement a été créé et vous indiquera si vous souhaitez terminer l'envoi du courriel.

Recherche d'un enregistrement existant

Lorsque vous sélectionnez "Log to Jambo", Jambo vérifie si l'e-mail a déjà été enregistré dans le projet dans lequel vous vous trouvez.

Jambo vérifie :

• Sujet
• Date et heure
• Pour au moins un contact partagé (email)

Si tous ces critères correspondent, Jambo déterminera que l'enregistrement est déjà enregistré et vous suggérera de vérifier l'enregistrement de communication dans Jambo avant de l'enregistrer à nouveau.

Ajouter un événement à Jambo 

Vous pouvez ajouter des événements de calendrier à Jambo. Pour ajouter un événement à Jambo, l'événement doit déjà être créé. Vous ne pouvez pas créer un enregistrement de communication dans Jambo pour un événement en cours de création.

Ouvrez l'événement à partir du calendrier en double-cliquant dessus et ouvrez le panneau Jambo en cliquant sur les trois points situés dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l'événement.

À partir de là, vous pouvez créer un enregistrement de communication pour l'événement, comme vous le feriez pour un courrier électronique. Toutes les sections habituelles disponibles lors de la création d'un enregistrement de communication pour un courriel sont disponibles pour les événements, y compris quelques sections supplémentaires qui ne sont pas disponibles pour les courriels.

Détails Section 

La section "détails" met en évidence les informations que Jambo attribuera à l'enregistrement de communication.

• Sujet - devient le sujet de la communication.
• Lieu - est ajouté à la section des lieux de l'enregistrement de communication en tant que lieu personnalisé.
• Données et heure - deviendra la date et l'heure de la communication. Il est important de noter que Jambo utilise le début de l'événement dans Outlook pour définir la date et l'heure dans Jambo. Ainsi, les événements de plusieurs jours apparaîtront le premier jour.

Méthode de communication 

Puisque les événements peuvent être n'importe quoi, vous pouvez également définir la méthode de communication lorsque vous travaillez avec des événements. Il est important de se rappeler que le champ de la méthode de communication est obligatoire et que Jambo ne peut pas créer un enregistrement de communication pour vous sans cette information.

Événements entrants 

Une fois que vous avez ajouté un événement auquel vous êtes invité, vous pouvez l'ajouter à Jambo de la même manière que vous ajoutez un événement que vous avez créé vous-même.

Vous pouvez également ajouter des événements qui vous ont été transmis. Comme vous n'apparaissez pas sur la liste d'invitation de l'événement, Jambo ne peut pas vous assigner automatiquement comme représentant. Vous devez mettre à jour la liste des représentants avant de sauvegarder l'enregistrement de la communication.

Événements déjà ajoutés à Jambo (v1.3.0 - mise à jour avril 2024)

Comme les événements peuvent avoir plusieurs utilisateurs Jambo comme participants, avant de vous permettre d'enregistrer l'événement dans Jambo en tant qu'enregistrement de communication, Jambo vérifiera si l'enregistrement existe déjà dans le projet, même si ce n'est pas vous qui avez enregistré l'événement dans Jambo.

Si Jambo trouve un enregistrement existant, vous pouvez apporter des modifications à l'événement, changer les champs et mettre à jour l'enregistrement immédiatement en cliquant sur "Mettre à jour Jambo maintenant" ou lorsque vous envoyez les modifications. Cela facilite la mise à jour immédiate de l'enregistrement.

Note : La mise à jour d'un enregistrement n'est disponible que pour les événements et non pour les courriels.

Changements dans les champs (v1.3.0 - ajouté en avril 2024)

Chaque fois que des modifications sont apportées à un champ, la section affiche une icône de mise à jour pour indiquer que des modifications ont été apportées.

Les contacts nouvellement ajoutés sont mis en évidence par un indicateur ( !).

Les contacts supprimés sont mis en évidence par un indicateur (X).

Les modifications apportées aux champs sont mises en évidence par un texte indiquant que le champ a été mis à jour.

Avertissement sur les changements détectés (v1.3.0 - ajouté en avril 2024)

Il est possible que cet avertissement apparaisse de temps à autre. Cela se produit lorsque quelqu'un modifie le même enregistrement dans Jambo alors que vous essayez de le modifier en même temps dans Outlook.

FAQ

Pourquoi ai-je perdu mon travail lorsque j'ai fermé le panneau des tâches dans l'add-in ?

Si vous fermez Jambo pour Outlook après avoir saisi des informations, vous perdrez ces informations lorsque le panneau des tâches de Jambo pour Outlook se rechargera. Veuillez terminer et envoyer votre enregistrement Jambo avant de passer à un nouvel e-mail. Vous pouvez également ouvrir l'e-mail dans un nouvel onglet.

Mon contact n'existe pas dans mon projet ; que dois-je faire ?

Si votre contact (individu ou organisation) n'est pas trouvé, veuillez vous connecter à Jambo en ligne et ajouter le contact à votre compte et à votre projet avant de l'utiliser dans Jambo pour Outlook. Si nécessaire, vous pouvez toujours les ajouter après coup à l'enregistrement dans Jambo.

J'ai créé un enregistrement pour un courriel provenant de mon dossier d'envoi ; pourquoi l'add-in n'a-t-il pas repris ces contacts dans le champ Cci ?

Les compléments Outlook ne peuvent pas récupérer les courriels qui apparaissent dans le champ Cci après l'envoi du courriel. Lorsque vous envoyez un courriel avec des contacts dans le champ Cci que vous souhaitez inclure dans l'enregistrement de communication Jambo, créez l'enregistrement pendant que vous composez le courriel.

Désinstallation de Jambo pour Outlook

Vous pouvez désinstaller Jambo pour Outlook à tout moment via le Microsoft Office Store, accessible depuis votre ruban dans Outlook.

1. Une fois que vous avez ouvert le Microsoft Office Store, cliquez sur "Mes compléments" dans la barre de navigation située sur le côté gauche.
2. Faites défiler la page jusqu'à Jambo pour Outlook. Sélectionnez les trois points situés dans le coin inférieur droit de la carte Jambo pour Outlook.
3. Dans le menu disponible, sélectionnez Supprimer.

Vous avez besoin d'aide supplémentaire ? Consultez le Jambo Knowledge Hub ou contactez notre l'équipe Customer Success.