Jambo pour Outlook

Introduction 

Jambo for Outlook allows you to log emails and events as communication records within your Jambo project. When using the Outlook add-in to create a Jambo communication record, you can complete additional fields, making a more complete record easier. 

System requirements (v1.3.7 - updated July 2025)

Jambo pour Outlook utilise les exigences de l'API JavaScript d'Outlook 1.12. 

To see if your version of Outlook is supported, please visit this link. 

Jambo also requires access to the Graph API. This may require your organizational admin to enable access.

Installation de Jambo pour Outlook 

Recommended installation process: 

It is recommended that the Jambo for Outlook Add-in is installed by an organizational admin. 

Note: The Jambo for Outlook Add-in has features that use event base activation (SmartAlert) to help users add emails to Jambo at the time of sending the email. According to Microsoft documentation (https://learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/publish/autolaunch-store-options) “Add-ins must be deployed by an organization's admins for end-users to access the event-based activation feature” 

Contact your IT administrator to perform the following steps 

Step 1:  Go to Microsoft 365 admin center 

Step 2: Click on Get apps 

 

This will open AppSource 

Step 3: Search for Jambo 

Step 4: Click get it now and agree to terms of use and privacy policy 

Step 5: Add Users 

You can add to your entire organization or to specific users and groups 

 Step 6: Access permission request 

Step 7: 

Review and finish deployment 

 

Note: This can take a while (up to 72 hours) for the add-in to be deployed to all users.  

Install from in-app Microsoft 365 Store and Copilot store: 

Note: Installing using this method can cause issues with the on message send functionality. If you are only using the add-in to send existing emails to Jambo than you can install it directly from the store. 

Install Jambo for Outlook from the Outlook from the in-app Microsoft 365 store, which can be accessed from your ribbon within Outlook. 

1. Recherche de Jambo. 
2. Click the 'Add' button on the store page. 

If you can't install add-ins, you can contact your IT services. Jambo's customer success team can help your IT team get the information they need for admin-managed add-ins; email us at support@jambo.cloud.  

 

Accéder à Jambo pour Outlook 

Une fois installé, vous pouvez accéder à Jambo pour Outlook chaque fois que vous consultez un nouveau courriel ou un courriel existant.

Windows: New Outlook and Outlook on the Web

In Outlook on the web and New Outlook on Windows, Jambo for Outlook can be accessed in the toolbar or in the top right of an email that you are viewing, If you have multiple add-ins it may be hidden in the ellipses menu (three dots) in the upper right corner of the email actions bar, next to the reply, reply all, and forward actions.

Windows: Outlook (Classic) UPDATED (July 2025)

Note: The ribbon may be hidden for some users when viewing existing emails. To restore the ribbon, click or double click the “Home” menu item. 

You will then see Jambo in the ribbon 

In Windows Outlook (Classic), if you have lots of items in your ribbon and are using the simplified ribbon Jambo for Outlook can be accessed via the ellipses (three dots) located in your home ribbon. 

Il se peut aussi qu'il soit déjà épinglé sur votre ruban. 

Ruban de l'accueil affaissé 

Ruban d'accueil élargi 

Outlook 2019 ou version ultérieure sur Mac et Outlook sur Mac (Microsoft 365)

In Outlook 2019 or later on Mac and Outlook on Mac (Microsoft 365), you can access Jambo for Outlook from the upper ribbon or the ellipsis (three dots) menu to the ribbon's far right.

Pinning Jambo for Outlook

Once opened, you can pin Jambo for Outlook in place, so you don't have to open the add-in every time you switch to a new email.

Se connecter à Jambo

To use Jambo for Outlook, you must log in to Jambo through the add-in's login screen. First, select the region your account is in, then click login.

Vous vous connecterez à l'aide des mêmes informations d'identification que celles que vous utilisez lorsque vous vous connectez via votre navigateur. Si vous êtes configuré en SSO, vous utiliserez le même identifiant et les mêmes données d'identification de l'entreprise.

Paramètres 

Lorsque vous cliquez sur l'icône de l'engrenage en bas à droite, deux options s'offrent à vous : Paramètres et Déconnexion.

Si vous cliquez sur paramètres, vous verrez ce qui suit.

Ici, vous pouvez modifier votre région par défaut. Celle-ci sera automatiquement sélectionnée lors de votre prochaine connexion.

 

Sélection du projet

Once logged in, select the project to which you would like to log emails. You may only access projects through Jambo for Outlook, where you have permission to create communications and contacts.

Envoi d'un courriel à Jambo

Once you have selected a project, you can log the open email to that project by clicking the "Log it in Jambo" button.

L'enregistrement dans Jambo ouvrira le formulaire d'enregistrement de la communication et vous permettra d'ajouter des détails supplémentaires.

 

Contacts

The Contacts section will be populated automatically with individuals and organizations based on the emails in the From, To, and Cc fields. Existing contacts will be marked with a checkbox, and any checked contacts will be automatically added to the communication record. Contacts in the Bcc field will only be added to your record when creating a new email; any contacts in the Bcc field on emails you add from your sent folder will not be added. The Bcc field is not included in the PDF version of your email that gets added to Jambo as an attachment.

Contacts not in the project that will not be added to the communication record will show "Excluded Contact."

Création automatique de contacts 

Automatic contact creation is a pack that is part of Jambo's suite of automatic record creation tools. This feature simplifies the process of importing contacts from automatic communication creation. It automatically creates and adds any missing contacts to the created communication record.

If your account has automatic contact creation enabled, Jambo for Outlook, instead of "Excluded Contact," will show "New Contact".

Si vous ne souhaitez pas inclure ce contact dans l'enregistrement de la communication, décochez la case à gauche.

To ensure that the data entered is accurate, the automatic contact creation pack has a feature that checks for duplicates. This feature uses duplicate check permission to determine if contacts exist outside the current project. If the user does not have duplicate check permission, the automatic contact creation process will only search for contacts within the project. If the contact is not found within the project, it will create a new one.

However, if the user has duplicate check permission, the automatic contact creation will search the entire account for contacts with the same email address and include the details linked to the contact for this project.

Automatic contact creation offers an email and domain exclusion list, which account admins can only edit. This feature prevents the automatic creation of a contact with an email address in the exclusion list or matches a domain in the exclusion list.

Veuillez vous référer à la documentation du helpdesk de Jambo pour plus d'informations sur l'activation de cette fonctionnalité.

Représentants

If an email address is associated with a representative in your project, that email will only appear in the contacts section if it is already in the list of contacts in Jambo. The representative will automatically be selected in the representatives drop-down. 

Résumé

La section résumé de ce champ est identique à celle de l'application web Jambo. Tout ce qui est saisi ici sera ajouté au résumé de l'enregistrement de communication dans Jambo. 

Tags

La section "balises" du formulaire permet de sélectionner une liste prédéfinie de balises globales et de balises de projet ou d'ajouter de nouvelles balises en fonction de la configuration du projet.

Champs personnalisés

All custom fields on communication records available for the project will be available here. If the field is mandatory, the user must fill it out before adding it to Jambo.

Pièces jointes

Attachments in the email will automatically be added to the communication. If you don't want specific attachments, you can selectively choose which attachments will not be added by simply clicking on the "-" next to the attachment. A PDF copy of your email will be added to the communication record attachment section in Jambo. The PDF will include all attachments from the email, even if you've chosen not to add it to Jambo.

Champs de l'emballage

Packs enabled on the project that include fields impacting the communication record are also available in Jambo for Outlook.

 

Pack ACO

 

Paquet Ontario

 

Confidentialité 

 

Sous-projets

Ajouter à Jambo vs. découper et ajouter à Jambo

Une fois que vous avez rempli tous les champs nécessaires, vous pouvez choisir d'"Ajouter à Jambo", ce qui ajoutera l'intégralité du courriel et de la chaîne de conversation à Jambo, ou vous pouvez "Découper et ajouter à Jambo", ce qui ne prendra que le courriel le plus récent de la chaîne.

Warning for Multiple Windows

The add-in will not work as expected if you have multiple windows open at the same time.

Logging Emails when Sending

hen sending an email to a contact and using Jambo for Outlook to create a communication record at the same time, instead of logging the email after the fact, you can trigger the communication record creation process when you hit send by ensuring that the "Log to Jambo project when sent" check box is enabled. Jambo will confirm that the record has been created and let you know if you want to finish sending the email. 

Note: In order for this feature to work correctly, this feature requires the add-in to have been installed by your organizational admin. 

Caution: If you are using Windows Outlook (Classic) –If you click the “Log to Jambo“ button and change your mind, you need to uncheck the “Log to Jambo project when sent” checkbox. Closing the add-in will not stop the add-in from sending the email to Jambo. 

Caution: If you are using Outlook for Mac, the New Email window needs to pop out, otherwise the email will not be added to Jambo when you send it. 

You can set the new email window to pop out automatically in the settings:

Click on Composing

Then check the "Open new messages and replies in a separate window" checkbox.

Recherche d'un enregistrement existant

Lorsque vous sélectionnez "Log to Jambo", Jambo vérifie si l'e-mail a déjà été enregistré dans le projet dans lequel vous vous trouvez.

Jambo vérifie :

•  Sujet
• Date et heure
• Pour au moins un contact partagé (email)

Si tous ces critères correspondent, Jambo déterminera que l'enregistrement est déjà enregistré et vous suggérera de vérifier l'enregistrement de communication dans Jambo avant de l'enregistrer à nouveau.

Ajouter un événement à Jambo 

To add events to Jambo, this feature requires access to the Graph API. You may be asked to log into your microsoft account again in order use this feature. 

 

Click Sign In and follow the prompts. 

You may also be told that you do not have access, you may need to contact your IT organization admin to grant you access in order to use this feature. 

Détails Section 

La section "détails" met en évidence les informations que Jambo attribuera à l'enregistrement de communication.

• Sujet - devient le sujet de la communication.
• Lieu - est ajouté à la section des lieux de l'enregistrement de communication en tant que lieu personnalisé.
• Données et heure - deviendra la date et l'heure de la communication. Il est important de noter que Jambo utilise le début de l'événement dans Outlook pour définir la date et l'heure dans Jambo. Ainsi, les événements de plusieurs jours apparaîtront le premier jour.

Méthode de communication 

Puisque les événements peuvent être n'importe quoi, vous pouvez également définir la méthode de communication lorsque vous travaillez avec des événements. Il est important de se rappeler que le champ de la méthode de communication est obligatoire et que Jambo ne peut pas créer un enregistrement de communication pour vous sans cette information.

Événements entrants 

Une fois que vous avez ajouté un événement auquel vous êtes invité, vous pouvez l'ajouter à Jambo de la même manière que vous ajoutez un événement que vous avez créé vous-même.

Vous pouvez également ajouter des événements qui vous ont été transmis. Comme vous n'apparaissez pas sur la liste d'invitation de l'événement, Jambo ne peut pas vous assigner automatiquement comme représentant. Vous devez mettre à jour la liste des représentants avant de sauvegarder l'enregistrement de la communication.

Événements déjà ajoutés à Jambo (v1.3.0 - mise à jour avril 2024)

Comme les événements peuvent avoir plusieurs utilisateurs Jambo comme participants, avant de vous permettre d'enregistrer l'événement dans Jambo en tant qu'enregistrement de communication, Jambo vérifiera si l'enregistrement existe déjà dans le projet, même si ce n'est pas vous qui avez enregistré l'événement dans Jambo.

Si Jambo trouve un enregistrement existant, vous pouvez apporter des modifications à l'événement, changer les champs et mettre à jour l'enregistrement immédiatement en cliquant sur "Mettre à jour Jambo maintenant" ou lorsque vous envoyez les modifications. Cela facilite la mise à jour immédiate de l'enregistrement.

Note : La mise à jour d'un enregistrement n'est disponible que pour les événements et non pour les courriels.

Changements dans les champs (v1.3.0 - ajouté en avril 2024)

Chaque fois que des modifications sont apportées à un champ, la section affiche une icône de mise à jour pour indiquer que des modifications ont été apportées.

Les contacts nouvellement ajoutés sont mis en évidence par un indicateur ( !).

Les contacts supprimés sont mis en évidence par un indicateur (X).

Les modifications apportées aux champs sont mises en évidence par un texte indiquant que le champ a été mis à jour.

Avertissement sur les changements détectés (v1.3.0 - ajouté en avril 2024)

Il est possible que cet avertissement apparaisse de temps à autre. Cela se produit lorsque quelqu'un modifie le même enregistrement dans Jambo alors que vous essayez de le modifier en même temps dans Outlook.

FAQ

Pourquoi ai-je perdu mon travail lorsque j'ai fermé le panneau des tâches dans l'add-in ?

If you close Jambo for Outlook after entering information, you will lose that information when the Jambo for Outlook task panel reloads. Please finish and send your Jambo record before switching to a new email. Or pop the email out into a new tab.

Mon contact n'existe pas dans mon projet ; que dois-je faire ?

If your contact (Individual or Organization) isn't found, please log into Jambo online and add the contact to your account and project before you use them in Jambo for Outlook. If need be, you can always add them after the fact to the record in Jambo.

J'ai créé un enregistrement pour un courriel provenant de mon dossier d'envoi ; pourquoi l'add-in n'a-t-il pas repris ces contacts dans le champ Cci ?

Les compléments Outlook ne peuvent pas récupérer les courriels qui apparaissent dans le champ Cci après l'envoi du courriel. Lorsque vous envoyez un courriel avec des contacts dans le champ Cci que vous souhaitez inclure dans l'enregistrement de communication Jambo, créez l'enregistrement pendant que vous composez le courriel.