La folie des tableurs. La plupart d'entre nous en ont fait l'expérience à un moment ou à un autre. La folie s'ensuit lorsque nous utilisons les feuilles de calcul au-delà de leur conception, ce qui peut s'avérer franchement pénible.
Vous avez peut-être de la chance. Peut-être que vous ne ressentez pas la douleur. (Si c'est le cas, comment ? En demandant un ami.)
Mais supposons que vous soyez comme la plupart de ceux qui gèrent l'engagement des parties prenantes. Peut-être jonglez-vous avec trop de feuilles de calcul, trop d'informations désorganisées, trop peu d'informations suivies, trop d'informations inaccessibles et, en fin de compte, trop de risques pour votre organisation.
Vous êtes-vous déjà dit : "La façon dont nous utilisons les feuilles de calcul est tellement frustrante et elle n'est pas durable. Mais quelle est l'alternative ?"
Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul.
La bonne nouvelle ? Les professionnels de l'engagement des parties prenantes ont trouvé un moyen de mettre fin à la folie. Ils ont découvert une meilleure façon de suivre et de gérer les informations relatives aux parties prenantes et de simplifier tous leurs efforts en matière d'engagement des parties prenantes.
Chapitre 1 : Pourquoi les feuilles de calcul ne sont pas seulement pénibles - elles sont problématiques
L'engagement des parties prenantes comporte de nombreux éléments mobiles. Délais à gérer, engagements à respecter, problèmes à résoudre, la liste est longue.
À première vue, les tableurs peuvent sembler être un bon outil. Mais les professionnels de l'industrie ont appris (parfois à leurs dépens) que les feuilles de calcul ne sont pas toujours parfaites.
The spreadsheet pain is real, and stakeholder engagement pros have had enough. That’s why they’re turning to Stakeholder Relationship Management (SRM) software to alleviate that pain.
Les 10 principaux problèmes liés aux feuilles de calcul :
1. Les données sont désorganisées
Il y a de fortes chances que vous jongliez avec plusieurs feuilles de calcul chaque jour. Un numéro de téléphone par-ci, une mise à jour de projet par-là. Avec des informations réparties sur autant de feuilles de calcul, il n'est pas étonnant que les données soient si facilement désorganisées.
2. La saisie des données est désordonnée
Les gens saisissent les informations dans les feuilles de calcul différemment. Ce qui est intuitif pour l'un peut ne pas l'être pour l'autre. Cela crée trop d'incohérences, en particulier lorsqu'il s'agit de partager des données, d'établir des rapports et d'obtenir des informations sur l'historique de votre engagement.
3. Des erreurs se produisent
Imaginez que le nom d'une partie prenante soit mal orthographié dans un courriel - ou pire, qu'il soit utilisé à tort - parce qu'il a été mal saisi dans votre feuille de calcul. Une telle situation pourrait mettre en péril une relation que vous vous êtes efforcé de construire.
4. Le suivi de l'information est insuffisant
Des informations insuffisamment suivies vous empêchent de prouver que quelque chose s'est produit au cours d'un engagement. Les personnes changent également de projet, d'équipe ou d'organisation. Dans ce cas, ils vous laissent avec des lacunes de connaissances sur l'historique de l'engagement des parties prenantes.
5. Le travail devient inefficace
Avec les feuilles de calcul, les équipes font souvent un double travail. Quelqu'un suit l'information ici, un autre la suit là. Cela crée des sources en double qui doivent être maintenues. Il est peu probable que cela se produise, et ces ressources pourraient donc être mieux allouées.
6. Commitments fall through the tracks
Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour gérer les échéances ou les produits à livrer. Mais les feuilles de calcul ne vous rappellent pas de faire le travail. Si quelqu'un tombe malade et n'est pas en mesure de terminer ou de communiquer l'état d'avancement des travaux, que se passe-t-il ?
7. Les messages se mélangent
Imaginons que vous ayez eu une conversation avec une partie prenante. Puis, un autre collègue dit quelque chose de complètement différent. Cette situation crée une confusion inutile, voire une méfiance, qui peut mettre en péril votre réputation, vos relations et votre organisation.
8. Les données ne sont pas facilement accessibles
Trop souvent, les équipes recherchent sans cesse des informations. Dans le meilleur des cas, c'est une perte de temps. Au pire, les membres de l'équipe sont mal équipés pour rencontrer une partie prenante, ce qui peut avoir un impact négatif sur la perception qu'elle a de votre organisation.
9. L'établissement de rapports est inefficace ou impossible
Trop souvent, les gens recherchent des informations dans des feuilles de calcul, mais se demandent si elles sont exactes ou complètes. Les feuilles de calcul n'offrent aucun moyen clair de le savoir, ce qui signifie que votre rapport peut être terne ou truffé d'erreurs.
10. Absence d'informations
Les images ou les enregistrements audio sont importants pour l'historique de l'engagement des parties prenantes, mais vous ne pouvez pas les stocker dans une feuille de calcul. Ils pourraient alors être perdus, ce qui vous laisserait avec des informations incomplètes pour soutenir votre travail.
Want to move away from spreadsheets? Here are 10 questions you should ask
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Chapitre 2 : Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
Managing the ins and outs of complex stakeholder engagements and important relationships by way of a spreadsheet is fast becoming an outmoded way of doing business.
Organizations worldwide continue to rapidly adopt software for all sorts of day-to-day business functions because it helps to streamline business operations.
You may be familiar with Customer Relationship Management (CRM) software, but that’s built for businesses that manage relationships with customers—not organizations that manage relationships with stakeholders. And anyone who works in stakeholder engagement knows that customers and stakeholders are not the same.
Stakeholder relationship management software, like Jambo, is purpose-built. It’s specifically designed to help you manage all the complexities of managing stakeholder engagement, like:
- Suivre et organiser les informations en toute sécurité en un seul endroit
- Comprendre les relations avec les parties prenantes et l'historique de votre engagement
- Rapport sur les activités d'engagement des parties prenantes
- Rester au fait des questions et des engagements
Les logiciels SRM sont conçus spécifiquement pour vous aider à gérer l'engagement des parties prenantes, et c'est pourquoi tant d'organisations disent adieu à leurs feuilles de calcul pour de bon.
See why organizations are switching from spreadsheets to SRMs
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Chapitre 3 : Pourquoi les professionnels de l'engagement des parties prenantes adoptent-ils les logiciels SRM ?
Les professionnels de l'engagement des parties prenantes sont des spécialistes de l'engagement, et non des spécialistes des données.
Mais trop souvent, les membres de l'équipe sont confrontés à la charge administrative des données et au suivi des informations dans des feuilles de calcul, qui n'ont pas été conçues pour les complexités de l'engagement des parties prenantes.
Data management shouldn’t take a ton of your time or be a barrier to doing your job well. But this happens all the time, according to Ward Ferguson, VP of Product & Operations at Jambo. And it has a ripple effect.
"Lorsque l'on considère la complexité de l'engagement des parties prenantes, les tableurs ne sont tout simplement pas adaptés. Il y a généralement plusieurs feuilles de calcul qui ne sont pas interconnectées - une pour les contacts, une autre pour les communications et une autre pour les problèmes. Cela rend le processus excessivement complexe, et votre taux de réussite à les tenir toutes à jour avec les informations précises et complètes dont vous avez besoin pour gérer les engagements avec succès diminue au fil du temps. Cela introduit un risque supplémentaire pour votre projet et votre organisation, qui s'aggrave au fil du temps".
Les organisations prennent de plus en plus conscience non seulement de la puissance du logiciel SRM, mais aussi de son aspect pratique et du coût d'opportunité qu'il y a à ne pas le mettre en œuvre plus tôt.
- Pourquoi mettre inutilement en péril un projet d'engagement ?
- Pourquoi créer une confusion évitable avec des données incomplètes ou incorrectes ?
- Pourquoi créer un double travail à cause d'une collaboration inefficace au sein de l'équipe ?
- Pourquoi mettre en péril vos relations et votre réputation à cause d'outils commerciaux dépassés ?
Les organisations tournées vers l'avenir savent que les feuilles de calcul ne sont pas viables. Elles sont donc passées au logiciel SRM et ont découvert comment transformer leurs processus d'entreprise afin de gérer durablement l'engagement des parties prenantes.
"Jambo has proved to be very useful in managing our increasing consultation requirements. The system tracks every single call, email and meeting and helps us be transparent in our regulatory reporting.”
Gordon Whitmore, Land Management Superintendent, Mercer International
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Chapitre 4 : Comment dire adieu aux feuilles de calcul, étape par étape
Transformer la façon dont vous gérez les activités quotidiennes d'engagement des parties prenantes peut sembler intimidant, mais ce n'est pas une fatalité. Passer des feuilles de calcul à un logiciel SRM, comme Jambo, peut être plus simple que vous ne le pensez.
1. Sélectionnez votre partenaire logiciel SRM
Choisissez une plateforme facile à apprendre et à utiliser. Si ce n'est pas le cas, les gens ne l'utiliseront pas et vous gaspillerez de l'argent.
Méfiez-vous toutefois des cloches et des sifflets. Elles peuvent être envahissantes, inutiles et inutilisées. Le logiciel le plus robuste n'est pas toujours celui qui répond le mieux à vos besoins.
Et méfiez-vous des prix trop bas pratiqués dans le secteur. Gérez votre budget, mais choisissez une plateforme qui évoluera avec vous au fur et à mesure que votre utilisation augmentera. Ainsi, vous n'aurez pas à changer de système inutilement.
2. Trouvez votre champion exécutif
Les champions exécutifs peuvent vous aider à communiquer les problèmes que vous essayez de résoudre et à expliquer la raison d'être du changement. Ils peuvent également expliquer l'impact du changement sur l'organisation, les parties prenantes et les membres de l'équipe.
S'assurer du soutien de la direction et informer les gens dès le début vous aidera à dissiper la confusion et les inquiétudes, et à impliquer les membres de l'équipe avant le début de la formation.
3. Préparez votre équipe
Le changement peut faire peur. Communiquez à l'excès et répondez fréquemment aux questions de votre équipe.
- Discuss the timelines involved. Explain when the changeover from spreadsheets will happen and when the new software will be available.
- Introduce your SRM and build excitement. Share why you chose your SRM, how easy the software will be to learn and use, and the support they’ll receive.
- Explain the implementation and training process. Share how it will work, how much time it will take, and how they’ll handle it alongside their regular responsibilities.
Ces étapes peuvent vous aider à créer des champions d'égal à égal qui réitéreront et renforceront votre message auprès des autres membres de l'équipe.
4. Évaluez vos flux de travail
Réfléchissez à vos engagements. Où rencontrez-vous des difficultés ? Quels sont les flux de travail inefficaces ? Que gagneriez-vous si vous pouviez l'améliorer ?
Examinez ensuite la façon dont ils sont structurés.
- Qu'aimeriez-vous faire différemment ?
- Quels sont les éléments que vous souhaitez suivre mais que vous ne suivez pas actuellement ?
- Quels sont les rapports dont vous avez besoin ?
Votre partenaire SRM devrait vous guider à travers tout cela tout en configurant votre plateforme de manière optimale pour les besoins de votre organisation.
5. Hiérarchisez vos projets
Consider which engagement project you’d like to use as a starting point with your SRM software. Your SRM partner should guide you on how to best start using the software with these real use cases in mind.
6. Collect your contact data
Avec de multiples feuilles de calcul, les informations se trouvent à des endroits disparates et la source de vérité est floue.
Avant la mise en œuvre, rassemblez les données que vous souhaitez conserver en un seul endroit. Ensuite, décidez si elles doivent d'abord être nettoyées. Plus vos données seront accessibles et propres, plus il sera facile et rapide de commencer à utiliser votre SRM.
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Passer des feuilles de calcul au logiciel SRMSarah Hope, Head of Customer Success at Jambo, offers this advice:"Réfléchissez d'abord à l'endroit où se trouvent vos données. Quelles sont les informations sur lesquelles vous vous appuyez pour établir des relations solides et de confiance ? Quelles sont les différentes sources, processus et méthodes pour les capturer et générer vos rapports ? Ensuite, trouvez vos lacunes. Quelles sont vos solutions de fortune ? Quelles sont les hypothèses que vous devez faire parce que vos données ne sont pas claires ou sont incomplètes ? Ensuite, examinez la manière dont vous suivez les informations. Les informations sont-elles cohérentes ou les personnes les saisissent-elles différemment ? Sur qui comptez-vous pour les saisir ? Enfin, fixez-vous un objectif réaliste. Lorsque vous exécuterez votre premier rapport, à quelles questions attendez-vous que votre base de données réponde ? Mais vous n'êtes pas obligé de faire cavalier seul. C'est notre travail, en tant qu'experts SRM, d'entendre ces questions et de vous proposer des options sur la meilleure façon d'utiliser la plateforme pour suivre vos informations afin que vous puissiez répondre efficacement à ces questions".
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Your SRM partner should guide you through the preparation and implementation process, and make it as simple and straightforward as possible.
Learn about Jambo’s simple 5-step implementation process.
Chapitre 5 : Problèmes courants et conseils pour les résoudre
Si vous craignez d'être confronté à des difficultés lorsque vous présenterez vos arguments en faveur de l'abandon des feuilles de calcul, c'est tout à fait normal. Voici quelques questions, préoccupations et idées fausses courantes, ainsi que des conseils pour vous aider à les surmonter.
Someone says, “Do we really need another software?”
Votre réponse :
Les organisations du monde entier utilisent des logiciels pour rationaliser et développer leurs activités. Nous pouvons désormais être plus précis dans les outils que nous utilisons pour gérer l'engagement des parties prenantes.
Dans un domaine aussi complexe que l'engagement des parties prenantes, un logiciel spécialement conçu à cet effet nous aidera à utiliser nos ressources limitées de manière judicieuse tout en veillant à ce que nous servions nos parties prenantes avec succès.
Le logiciel SRM nous aidera à réduire les risques qui pourraient compromettre la réputation de notre organisation et les relations que nous avons mis des années à établir.
Someone says, “Everyone uses spreadsheets, that’s how it’s always been done.”
Votre réponse :
Les feuilles de calcul ont leur place et leur temps. Mais elles ne sont pas censées répondre à toutes nos exigences en matière de données, qui sont vastes et robustes.
Les feuilles de calcul ont été conçues pour le stockage de données et l'analyse de base. Essayer de les utiliser à d'autres fins est source de frustration, d'erreurs, de double saisie de données, de perte de temps et de problèmes de sécurité.
Le statu quo n'est plus de mise, d'autant plus qu'il existe un outil spécialement conçu pour préparer notre organisation à la réussite future.
Someone says, “Spreadsheets are safe and good enough.”
Votre réponse :
La sécurité ne se résume pas à des mots de passe forts, à l'authentification à deux facteurs et à la prévention des pirates informatiques et des fuites d'informations. L'erreur humaine met en péril notre organisation lorsque les gens oublient des choses comme des questions ou des engagements.
Les outils collaboratifs tels que les feuilles de calcul en nuage ou les documents que les équipes créent derrière des protocoles de sécurité protégés par mot de passe posent toujours les mêmes problèmes que les feuilles de calcul traditionnelles, et ne constituent donc pas des solutions totalement sûres ou évolutives.
Les risques liés aux feuilles de calcul sont trop élevés, et ce n'est pas suffisant pour notre organisation. Les logiciels SRM de qualité font l'objet d'un développement et de tests rigoureux afin de garantir non seulement la sécurité des données, mais aussi la réduction des risques liés à l'erreur humaine.
Someone says, “Let’s use CRM software.”
Votre réponse :
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ont été conçus pour aider les spécialistes du marketing et les vendeurs à gérer les relations avec les clients. Nous ne faisons pas de marketing ou de vente aux parties prenantes. Nous gérons des activités d'engagement, des problèmes et des engagements, ce qui implique des flux de travail complètement différents.
Les logiciels SRM ont été conçus pour aider à gérer l'engagement des parties prenantes. Nous créons davantage de risques pour notre entreprise en mettant en œuvre des logiciels qui ne sont pas conçus à cet effet, ce qui n'est pas prudent.
Risque et récompenseWard Ferguson, Vice-President of Product & Operations at Jambo, shared the experience of an organization that selected CRM software for stakeholder engagement and ultimately paid the price. "Il y a quelques années, une organisation avait besoin d'un logiciel pour gérer l'engagement des parties prenantes. L'équipe informatique et la direction préféraient les logiciels de gestion de la relation client (CRM), car c'était tout ce qu'ils connaissaient.
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Learn more about why continuing to use spreadsheets can lead to increased risk
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